Da jeg jobbet i Easymeeting, satt jeg tett på ledelsen. Jeg forsto ikke bare hva vi skulle gjøre – jeg forsto hvorfor. Å gjøre visjon til handling og praksis var min jobb som Product manager i selskapet. Etter hvert ble jeg så godt innsatt i tankegangen til gründeren at jeg kunne begynne å omsette en visjon til handling allerede før han var halvveis ferdig med å fortelle om den.
Den måten å jobbe på har fulgt meg videre i karrieren. Først må jeg forstå hva kollegaer, samarbeidspartnere og ikke minst kunder egentlig vil oppnå. Deretter kan jeg finne ut hvordan vi kommer dit. Ikke alt de sier de vil ha, er nødvendigvis det beste – men hvis jeg forstår hvorfor de vil ha det, kan jeg bidra til en strategi som faktisk fungerer.
Kort vei til beslutninger – eller en vegg mellom deg og ledelsen
I StarLeaf, et selskap med hovedkontor i London, som var nesten 20 ganger større enn Easymeeting, var situasjonen en annen. Jeg satt i Oslo, langt unna de som tok beslutningene. Jeg hadde heller ikke en rolle som innebar at jeg skulle bry meg så mye om beslutningene, annet enn å iverksette strategier i det norske markedet.
Likevel reagerte jeg stadig oftere på beslutninger – ikke fordi de nødvendigvis var dårlig, men fordi jeg hadde erfart hvordan samme eller lignende strategier hadde feilet tidligere. I Easymeeting kjempet 15 ansatte i samme marked som de store, med både hundrevis og tusenvis av ansatte, og vi klarte faktisk å holde følge. Så når jeg allerede hadde erfaringer med å prøve og feile på de samme områdene, visste jeg at konsekvensene bare ville bli proporsjonalt større når et større selskap skulle gjøre den samme erfaringen.
Utfordringen var at jeg sjelden fikk vite om ting før de allerede var diskutert og satt i gang – samtidig som jeg var for langt unna toppen til å bygge den nødvendige relasjonen for å få en stemme med autoritet.
Forskjellen var enkel: I StarLeaf var jeg for langt unna kaffemaskinen til å møte beslutningstagerne ofte nok til å skape en relasjon og autoritet som gjorde at jeg både fikk høre hva som skjedde, og selv ble hørt. Det var alltid de som jobbet på hovedkontoret som ble lyttet til – og som rykket opp når posisjoner ble ledige.
Men misforstå meg rett: StarLeaf var en fantastisk arbeidsplass, med både dyktig ledelse og gode kollegaer – og jeg drømte om å bli til jeg ble gammel om selskapet ikke hadde blitt lagt ned. Utfordringen jeg peker på, handler om hvordan ting ofte blir i store organisasjoner, og er ikke ment som kritikk av noen som bare prøvde å gjøre sitt beste. Hadde jeg vært mer sikker på meg selv, kunne jeg nok ropt høyere – men lærdommen kom først da jeg innså at også de jeg så opp til, kunne gjøre de samme feilene jeg selv hadde lært av tidligere. Så da jeg endelig ble sikker, var det allerede for sent.
Relasjoner kan ikke digitaliseres
Og akkurat det er en av de store utfordringene med stedsuavhengige arbeidsplasser. I en hybrid arbeidshverdag er det lett å fokusere på fleksibilitet, kostnadskutt og økt produktivitet. Men vi glemmer ofte det som skjer mellom møtene. De uformelle samtalene over en kaffe eller en lunsj. De små nyansene i en spontan samtale – nyanser som aldri kommer helt frem i et Teams-møte eller en samling.
I formelle møter deler vi informasjon. Ved kaffemaskinen deler vi innsikt.
Dette er en klassisk utfordring i større selskaper med spredt organisasjon. Videokonferanser har gjort det lettere å samarbeide på tvers av land, men de kan aldri helt erstatte det å stå ved kaffemaskinen og ta en spontan prat. Man kan snakke så mye man vil om stedsuavhengige arbeidsplasser, men det er ingen tvil om at de som treffer ledelsen ved kaffemaskinen hver dag, har større påvirkningskraft – både positivt og negativt.
Vi må fortsatt møtes
Man kan gjerne skryte av at det er høyt under taket i bedriften, men hva hjelper vel det, hvis det finnes ansatte som ikke er innafor veggene?
Uformelle samtaler betyr mer enn vi liker å innrømme. Det er her ideer formes, problemer løses før de blir store, og relasjoner bygges på en måte som ikke lar seg erstatte av digitale møter. Det betyr ikke at alle må sitte på samme kontor, men at man aldri bør undervurdere kraften i fysiske møteplasser.
For selv om teknologi gjør mye mulig, kan det fortsatt være langt til kaffemaskinen – og enda lengre til de avgjørelsene som betyr noe.
Og det handler ikke bare om hvor vi møtes, men hvordan vi møtes. Mange av de beste samtalene oppstår nemlig ikke i møterommet – men på en spasertur, over en lunsj eller i uformelle omgivelser som gir tankene rom.
Les mer om alternative møteformer som gir både hodet og relasjonen et løft.
AI og kaffemaskinstøy – en teknologisk utfordring med en løsning
En av utfordringene med kaffemaskinen på kontoret er ikke bare hvem som står der, men også støyen den lager. Lyden av malende kaffebønner, damp og klirrende kopper fanges ofte opp i videomøter, hvor den forsterkes i andre enden og skaper unødvendig distraksjon.
Men dette er en utfordring vi faktisk kan løse. AI har allerede vist seg effektiv til generell støyreduksjon i videokonferanser, men dagens løsninger opererer bredt og filtrerer ut alt som ikke oppfattes som tale. Hva om vi i stedet kunne programmere AI-en til å fjerne spesifikke lyder?
Løsningen: Dynamisk, tilpasset støyfiltrering
I stedet for en generell tilnærming til støyreduksjon kan vi bruke adaptiv støytilpasning, der systemet først lytter til en støyende kilde – for eksempel kaffemaskinen – analyserer lydprofilen, og deretter filtrerer ut akkurat denne lyden i sanntid.
Dette er ikke en futuristisk idé, men en løsning som allerede brukes i adaptive støykanselleringssystemer, slik som i hodetelefoner som aktivt blokkerer flymotorer eller bakgrunnsstøy i åpne kontorlandskap. Prinsippet kan videreutvikles for videokonferanser der man allerede bruker denne teknologien, men hvor brukeren manuelt kan merke en gjentakende lyd én gang, slik at systemet lærer å fjerne den uten å påvirke samtalene rundt.
Dette kan også utvides til å håndtere andre støyproblemer på hjemmekontoret eller i hybridkontorlandskap – summingen fra klimaanlegget, trafikk utenfor vinduet eller kollegaen som knitrer med en plastpose akkurat når møtet begynner.
Mer enn en idé – en praktisk løsning
Denne tilnærmingen handler ikke bare om en god idé, men viser hvordan teknologi vi allerede har, kan brukes smartere for å forbedre måten vi jobber på. Ved å kombinere AI-basert støyreduksjon med spesifikk lydprofilering kan vi skape en arbeidsflyt der kaffemaskinen fortsatt får være et sosialt samlingspunkt, uten å forstyrre dem som deltar på video.
Men det handler om mer enn bare støy. I tidligere jobber med videokonferanse var jeg med på å etablere uformelle digitale møterom som alltid sto åpne. De var ikke ment for planlagte møter, men for å gi følelsen av at man satt i samme miljø som kolleger. Man kunne jobbe i ro og mak, ta en prat når det passet, og sparre spontant underveis, akkurat som om man satt på nabokontoret. Den typen tilstedeværelse skapte mer relasjon og nærhet enn mange av de bookede møtene vi ellers hadde.
For teknologi kan aldri helt erstatte det som skjer ved kaffemaskinen. Likevel kan vi bruke den til å komme litt nærmere. Vi må ikke tro at det ene utelukker det andre. Ingenting slår det å møtes, men når det ikke er mulig, bør vi gjøre det digitale så menneskelig som mulig.
Det handler ikke om å kopiere den fysiske hverdagen, men om å bevare nærheten når avstanden vokser.
