Jeg har mistet tellingen på hvor mange møter jeg har deltatt i og tenkt: «Hva er egentlig poenget med dette?» Ikke fordi jeg er negativ av natur, men fordi det ikke har vært noen plan. Ingenting nytt, ingen beslutninger, bare en lun samtale rundt et prosjekt som skal holdes i live. Møter som varmer, men ikke virker.
I ett av prosjektene jeg er involvert i, har møtene etter hvert blitt som å rope ulv. Først lytter man oppmerksomt. Man stiller opp, noterer, prøver å bidra. Så begynner man å merke at det som kalles «viktig» egentlig bare er en repetisjon av det som allerede er sagt. Neste møte er like viktig. Og det neste. Og det neste. Etter hvert begynner man å lure. Er det noe nytt denne gangen, eller er det bare nok en runde med varm luft?
Til slutt slutter man å bry seg. Man kommer kanskje fysisk, men mentalt har man logget av. Og ironisk nok, den dagen det faktisk er noe viktig å melde, så gidder man ikke lytte – fordi de ti foregående møtene også ble kalt viktige, uten at det kom noe nytt ut av dem. Resultatet blir et nytt møte. Med euforisk stemning. Og fullstendig fravær av handling. Jeg ble til slutt mett.
Den siste tiden har jeg begynt å sette foten ned. Når møteinnkallingen ikke inneholder en tydelig agenda, takker jeg rett og slett nei. Jeg har lært det gjennom erfaring. Møter uten retning er ofte forkledde tidstyver.
En agenda er ikke pynt, det er et styringsverktøy
Forskning viser at over 50 prosent av møtetiden i mange virksomheter er direkte uproduktiv (Harvard Business Review, 2017). Likevel fyller vi kalenderen med møter som mangler formål. Hvorfor?
En forklaring ligger i psykologien. Mange forbinder deltakelse i møter med produktivitet, og tror at aktivitet i seg selv fører til fremdrift. Det stemmer ikke. Tilstedeværelse uten retning er ikke verdiskaping.
En god møteagenda skal:
- forklare hvorfor vi møtes
- beskrive hva som skal tas opp
- fordele ansvar for hvert punkt
- og tydeliggjøre hva vi skal sitte igjen med etterpå
Dette handler ikke om byråkrati, men om respekt. Respekt for tiden vår, konsentrasjonen vår og fremdriften i arbeidet.
Møter uten dette bør enten avlyses eller håndteres gjennom skriftlig kommunikasjon. Alt annet vitner om at man ikke har gjort hjemmeleksa si eller har respekt for andres tid.
«Men vi må jo oppdatere hverandre?»
Selvfølgelig, men det betyr ikke at vi må bruke alles tid på et møte.
Da jeg nylig spurte om agendaen til et møte jeg var innkalt til, fikk jeg til svar at det var en «viktig oppdatering» – og at det kom til å bli skrevet både referat og protokoll. For meg var det for vagt. Og ærlig talt, det bekreftet bare at jeg heller kunne lese referatet i etterkant.
Poenget er enkelt: Et møte må ha en tydelig hensikt. Det skal ikke bare fylle kalenderen, eller fungere som varmepumpe for et prosjekt som allerede sliter med å holde temperaturen oppe.
Er jeg blitt for streng? Nei, jeg har blitt mer bevisst
Arbeidsdagen vår er full av krav, avbrytelser og informasjonsstøy. Hjernen vår er ikke laget for konstant kontekstbytte. Hver gang vi avbrytes mister vi fokus, og ifølge studier tar det i snitt 23 minutter å komme fullt tilbake etter et avbrudd (University of California, Irvine).
Jo flere møter som ikke tilfører noe nytt, jo større blir frustrasjonen og jo mindre tid får vi til faktisk arbeid. Jeg sier ikke nei for å være vanskelig. Jeg sier nei for å kunne gjøre jobben min.
Vil du lese flere tips til hvordan man kan redusere unødvendige møter og få mer effekt ut av de nødvendige? Da anbefaler jeg denne artikkelen: Hvordan gjøre møter mer effektive.
Hva tenker du selv? Har vi egentlig et møteproblem, eller er det motet til å si ifra som mangler?
