Møtereferat har lenge vært et nødvendig onde for mange. En oppgave som ofte faller mellom stolene fordi ingen «rekker å skrive det ned», eller fordi det uansett «bare var et kort møte». Men teknologien har nå kommet så langt at det ikke finnes noen god unnskyldning for å droppe det.
De fleste møter skjer i dag med et tastetrykk, enten fysisk i møterom med kamera og mikrofon, eller digitalt via Teams, Zoom, Meet og alt det der. Så hvorfor bruker vi fortsatt menneskelige hender og hoder til å skrive referat, når vi bokstavelig talt har teknologien rett foran oss?
Trykk «record», få referat
Tenk deg dette: Du starter møtet, trykker på «opptak», og etter møtet får du en ferdig strukturert oppsummering. Hvem sa hva, hvilke beslutninger ble tatt, og hvem fikk hvilke oppgaver.
Dette er ikke science fiction lenger. Flere plattformer tilbyr allerede transkribering og møtereferat automatisk, og noen AI-verktøy begynner faktisk å forstå sammenhengen mellom hva som blir sagt og hva som bør stå i referatet.
Verktøy som Otter.ai, Fireflies.ai og Fathom kan kobles direkte til Zoom, Teams eller Google Meet og genererer møtereferat med punkter som:
- Deltakere
- Diskusjonstema
- Beslutninger
- Handlinger og ansvarlige
Har du Microsoft Teams med Copilot, får du til og med AI-genererte oppsummeringer og referater direkte i møtechatten – helt automatisk. Og Google er ikke langt bak med sin egen versjon: Duet AI for Google Meet.
Det er ikke perfekt, men mer enn godt nok for mange, det blir bare bedre, og allerede mye bedre enn å ikke ha et referat.
En gyllen mulighet for gründere og produsenter
Har du en smart plattform med opptaksfunksjon? Da har du et uforløst gullgruvepotensial her. AI-assistert referat direkte fra opptak – ferdig strukturert, forståelig og distribusjonsklar – er et salgsargument som alene kan bære en virksomhet.
For ikke å snakke om hvor mye tid og frustrasjon det sparer. Hvor mange ganger har du ikke vært i et møte hvor alle er enige om det som ble sagt… helt til uken etter?
De fleste møtereferater blir som kjent aldri lest, og derfor ser mange på det som bortkastet tid. Men det er litt som med å overse forsikringer, dokumentasjon og IT-beredskap, og angrer på hva du ikke tok deg tid til tidligere når du først trenger det.
DIY-varianten: Diktafon + AI
Ikke alle møter skjer i et møterom med kamera, mikrofon og videokonferanseplattform. Mange av de viktigste samtalene skjer faktisk spontant – rundt lunsjbordet, på kontoret eller ute hos kunder. Og da trenger du en mer analog løsning med digitalt potensial.
Her kommer den gode, gamle diktafonen inn i bildet. Moderne diktafoner har imponerende lydkvalitet, lang batteritid og er laget nettopp for å fange tale – også i større rom med flere personer. De er langt bedre enn mobilen til å fange opp nyanser i lyden, spesielt når noen mumler litt eller sitter lenger unna.
Men mobilen har også kommet seg. Mange nyere smarttelefoner har svært gode mikrofoner, og hvis du legger den på bordet mellom deltakerne, kan den gjøre en overraskende god jobb – spesielt i mindre møterom eller én-til-én-samtaler.
Etter møtet laster du opptaket opp til en transkriberingstjeneste som Otter.ai, Fireflies.ai, Whisper eller lignende. Deretter kan du bruke et AI-verktøy, slik som for eksempel ChatGPT, Notion AI eller Sembly, til å trekke ut de viktigste punktene og få struktur på referatet.
Det er kanskje litt mer manuelt enn en integrert plattform, men fortsatt vesentlig raskere og mer presist enn å skrive alt selv – spesielt etter tre kaffekopper og 17 Teams-møter på en mandag.
Fordelene? De samme – men enklere å oppnå
Med AI og smarte opptaksløsninger får du fortsatt alle de klassiske gevinstene med møtereferat:
- Dokumentasjon på hva som faktisk ble sagt
- Klarhet i ansvar og oppfølging
- Bedre kommunikasjon og færre misforståelser
- En historisk oversikt å lene seg på
Du slipper å ofre lunsjpausen eller jakte på frivillige som «kan ta referatet denne gangen også». Nå kan du faktisk ha fokuset i møtet – og la teknologien ta seg av huskelappen.
Hva sier loven om lydopptak i møter?
I Norge er det fullt lovlig å gjøre lydopptak av samtaler og møter så lenge du selv deltar i samtalen. Du trenger altså ikke be om tillatelse dersom du er en del av møtet selv.
MEN: Hvis du ikke deltar selv – for eksempel setter igjen en mobil som tar opp et møte du ikke er med i – er det ulovlig og kan være straffbart etter straffeloven § 205.
Tips: Selv om det er lov, kan det være lurt å informere deltakerne om at du gjør opptak – spesielt i profesjonelle sammenhenger. Det handler om tillit og åpenhet.
Personvern: Hvis opptaket inneholder personopplysninger, må du også sørge for at lydfilen behandles i tråd med personvernforordningen (GDPR) – særlig hvis den skal lagres, deles eller analyseres videre med AI-verktøy.
Ikke ny teknologi – men viktig å bruke med hodet
Det er viktig å huske at opptak og transkribering ikke er noen revolusjonerende nyhet. Teknologien har eksistert i mange år, selv om det først er nå den har blitt mer tilgjengelig og brukervennlig for folk flest. Forskjellen i dag er at de nyeste modellene og AI-verktøyene er blitt så gode at kvaliteten faktisk er mer enn brukbar for praktisk bruk. Mange av dem forstår nå kontekst, trekker ut beslutninger og ansvarsområder, og kan strukturere referatet på en måte som tidligere krevde mye manuelt arbeid.
Flere norske virksomheter har allerede tatt dette i bruk på en trygg måte. Universitetet i Oslo (UiO) har for eksempel utviklet en løsning for opptak og transkribering som er godkjent for bruk med såkalte «gule data», altså informasjon som krever ekstra beskyttelse.
Og for Mac-brukere finnes det alternativer som JoJo, utviklet av VG, som kan være et godt valg for dem som ønsker kontroll på hvor data behandles.
Poenget er: Du må ikke bare tenke transkribering og hvor praktisk det er. Du må også vurdere hvordan teknologien virker, hvor dataene lagres, hvem som har tilgang, og hvordan informasjonen kan bli brukt i ettertid. Personvern må være en del av vurderingen av hvilket verktøy du velger å bruke.
Hva er viktigst?
Det viktigste er ikke hvilken metode du bruker – det er at du bevarer det som blir sagt. I møte etter møte kastes gullkorn ut, beslutninger tas, og gode idéer får liv. Men uten dokumentasjon forsvinner alt like fort som det kom.
Dette er et godt eksempel på smart bruk av AI – som støtte, ikke som erstatning. Mange er redde for at AI skal ta over jobber, men her handler det ikke om å fjerne mennesker. Det handler om å frigjøre tid, redusere misforståelser og gjøre det enklere å følge opp. AI er ikke møtedeltakeren. Den er assistenten som hjelper deg med å huske hva som ble sagt.
Teknologien gir oss nå muligheten til å ta vare på det som faktisk betyr noe – med minimal innsats. Så hvorfor ikke bruke den? Velkommen til fremtiden. Den tar referat for deg.
Les om hvorfor du bør skrive møtereferater, eller se her hvis du vil ha tips om hvordan gjøre møter mer effektive.
