Derfor bør debrief være en del av enhver jobbreise

Bedrifter bruker enorme summer på reiser, messer, konferanser og kundemøter. Fly bestilles, hoteller bookes, stands bygges og kalenderen fylles opp med avtaler, alt med mål om å bygge relasjoner, hente innsikt, skape salg og åpne nye muligheter. Likevel er det mange som undervurderer det som skjer etterpå. For når dagens siste møte er ferdig og skuldrene senker seg litt, er det lett å tro at arbeidsdagen også er over. I praksis er det ofte da den viktigste delen starter.

Debriefen som aldri står på agendaen

Ofte blir debriefen redusert til litt småprat på vei tilbake til hotellet eller noen spontane tanker rundt middagsbordet. Man sitter igjen med en følelse av at turen var nyttig, men uten å konkretisere hvorfor, hva man faktisk lærte eller hvilke observasjoner som bør tas videre.

Det er synd, fordi det ofte er her den største verdien ligger.

Jeg har selv vært vant til at vi etter kundemøter brukte tid på å diskutere hvordan vi hadde oppfattet det som ble sagt, og ikke minst hvorfor vi tolket det slik. Det høres kanskje enkelt ut, men kunne ofte være minst like verdifullt som selve møtet.

Vi husker langt mindre enn vi tror

På en messe eller konferanse kan man i løpet av én dag:

møte titalls mennesker
høre ulike behov og utfordringer
observere konkurrenter
få nye idéer
fange opp små kommentarer og signaler

Problemet er at mye av dette forsvinner overraskende raskt. Det som føltes tydelig klokken tre på ettermiddagen, er plutselig langt mer diffust dagen etter. Særlig de små detaljene som senere kan vise seg å være de viktigste.

Kanskje nevnte en kunde et problem i forbifarten. Kanskje reagerte flere negativt på samme funksjon. Kanskje dukket det opp et mønster ingen helt la merke til der og da. Uten en bevisst refleksjon blir slike observasjoner ofte redusert til en generell følelse av at «turen var bra».

Konseptillustrasjon som viser en person som sitter og observerer omgivelsene sine mens mennesker beveger seg i bakgrunnen. Rundt motivet vises symboler og begreper knyttet til observasjon, læring, empati, innsikt, relasjoner og personlig vekst. I forgrunnen ligger en notatblokk med punkter som mennesker, atferd, detaljer, kontekst og følelser, som understreker betydningen av aktiv observasjon. Bildet illustrerer hvordan oppmerksomhet på mennesker og situasjoner kan føre til bedre forståelse, sterkere relasjoner, økt læring og mer empatiske handlinger. Det visuelle uttrykket formidler observasjon som grunnlaget for innsikt, menneskeforståelse og utvikling. Gjennom mange opphold i Hellas har jeg blitt glad i Drama-regionen. Ikke fordi den er full av turistbusser og suvenirbutikker, men nettopp fordi den ikke er det. Her finner man små vingårder, lokale guider, fjellområder, tradisjoner og opplevelser som mange besøkende aldri får vite om. Etter hvert begynte jeg å undre meg over hvorfor så mye av det regionen har å by på, er så vanskelig å oppdage dersom man ikke kjenner området fra før. Mange av de små aktørene som skaper disse opplevelsene, står ofte alene og har begrensede muligheter til å nå ut til nye besøkende. Det var disse observasjonene som etter hvert utviklet seg til det jeg kalte AdventureDrama. Da jeg begynte å leke med idéen, handlet det egentlig ikke om å lage en reiselivssatsing eller en ny turistportal. Tanken var å utforske om det fantes en bedre måte å synliggjøre alt det gode som allerede eksisterte på. Sett i ettertid var dette egentlig en ganske klassisk design thinking-prosess, selv om jeg ikke tenkte på det som det den gangen. Jeg oppdaget raskt at utfordringen ikke handlet om mangel på ressurser, attraksjoner eller initiativ. Den handlet om at ressursene ikke hang sammen. Derfra vokste tanken om AdventureDrama frem som et mulig bindeledd. En plass hvor besøkende lettere kunne oppdage regionen, samtidig som små aktører kunne få litt mer synlighet enn de klarer alene. Den første prototypen var egentlig bare en enkel nettside med noen lenker, beskrivelser og idéer. Poenget var ikke å bygge et ferdig produkt, men å teste tanken. Samtidig skjedde det noe interessant da ulike aktiviteter, severdigheter og aktører ble samlet på ett sted. Plutselig ble det tydelig hvor mye regionen faktisk har å by på, og hvor mange muligheter som oppstår når man begynner å se helheten i stedet for enkeltdelene. Siden den gang har prosjektet utviklet seg gjennom samtaler, observasjoner og nye innspill. Hver gang jeg snakker med en guide, en bonde, en lokal bedrift eller noen som besøker området, lærer jeg noe nytt. Noen idéer blir bekreftet, mens andre viser seg å være bedre i hodet enn i virkeligheten. — Det vi legger merke til – og det vi overser – påvirker hvordan vi forstår en situasjon. Les også: «Observasjon: Den undervurderte ferdigheten som styrker læring og empati».

Samme møte, helt ulike oppfatninger

Noe av det mest interessante med samarbeid er hvor forskjellig mennesker kan tolke samme situasjon.

Jeg har flere ganger opplevd at to personer kan sitte i det samme møtet, høre nøyaktig det samme utsagnet og likevel komme ut med nesten motsatte konklusjoner. Det jeg oppfattet som en mulighet og et positivt signal, kunne den andre oppfatte som motstand eller et indirekte avslag.

Ved å diskutere ikke bare hva som ble sagt, men hvorfor vi tolket det forskjellig, ble vi tvunget til å skille mellom observasjon og egen tolkning. Én hadde kanskje lagt merke til ordvalget, mens den andre hadde reagert på tonefall, kroppsspråk eller det som ikke ble sagt.

Poenget er ikke at alle må være enige, men at ulike observasjoner sammen kan gi et mer helhetlig bilde og flytte oss fra individuelle magefølelser til en felles forståelse. En god debrief handler derfor ofte om spørsmål som:

Hva ble faktisk sagt?
Hva mente kunden mellom linjene?
Hvilke signaler fanget vi opp?
Var det noe vi overså?
Hvilke spørsmål fikk vi flere ganger?
Er det noe vi bør undersøke nærmere?

Eufori kan skjule viktige signaler

På messer og samlinger er energien ofte høy. Folk møter bransjekolleger, får oppmerksomhet rundt produkter og kjenner på følelsen av at ting beveger seg fremover. Det skaper entusiasme, og entusiasme er viktig, men den kan også gjøre oss blinde.

Når samtalene etterpå kun handler om hvor bra alt gikk, er det lett å overse det som faktisk bør forbedres. Samtidig kan enkelte bli så opptatt av det som gikk dårlig at de overser alt som fungerte.

En strukturert debrief bidrar til balanse fordi den tvinger frem refleksjon rundt både styrker og svakheter mens inntrykkene fortsatt er ferske, og gjør erfaringene om til faktisk læring:

Hva fungerte bra?
Hva fungerte mindre bra?
Hva overrasket oss?
Hva bør vi gjøre annerledes neste gang?
Hvilke muligheter eller risikoer oppdaget vi?

De viktigste samtalene skjer ofte mellom møtene

Mange av de beste refleksjonene oppstår når tempoet roer seg litt. Før skjedde mye av dette i røykerommet, i dag kanskje heller rundt kaffemaskinen, på vei tilbake til hotellet eller rundt middagsbordet. Det er ofte da noen plutselig sier: «Vent litt … la du merke til det kunden egentlig reagerte på?» eller «Nå som du sier det, fikk jeg faktisk samme spørsmål fra flere.»

Slike uformelle samtaler er verdifulle fordi de kobler enkeltobservasjoner til større mønstre. Problemet er at dersom man overlater refleksjonen til tilfeldige møter rundt kaffemaskinen eller middagsbordet, kan viktige innsikter forsvinne like fort som de dukket opp.

Derfor bør debrief være et fast punkt på agendaen, ikke bare noe som skjer tilfeldig når praten oppstår.

Illustrasjon av fire stoppeklokker på rekke og teksten «Time Management», som symboliserer planlegging og bruk av tid. — Det er ofte i de uplanlagte øyeblikkene det skjer noe interessant. Jeg har tidligere skrevet om hvorfor vi bør la deler av kalenderen stå åpen i «70/30-regelen ved tidsstyring».

Når du skal lære det bort, lærer du selv

Etter messer, konferanser, kurs og andre jobbreiser pleide vi ofte å lage en kort presentasjon som vi viste til de andre medarbeiderne når vi kom tilbake.

Det var selvfølgelig nyttig for dem som ikke hadde vært med, men kanskje minst like nyttig for oss som skulle lage presentasjonen. For når du skal lære bort noe du nettopp har lært eller observert, må du sortere inntrykkene. Hva var egentlig viktig? Hva lærte vi? Hva bør andre vite? Og hvorfor betyr det noe?

Det er etter min erfaring en av de raskeste og beste måtene å lære på. Først når du skal forklare noe til andre, oppdager du hvor godt du selv har forstått det.

Samtidig sørger det for at læringen ikke blir sittende hos de få som deltok, men kommer resten av virksomheten til gode.

Aktivitet er ikke det samme som verdi

Mange virksomheter er flinke til å måle aktivitet:

antall møter
besøkende på stand
leads
visittkort
bookede demoer

Det er selvfølgelig relevant, men aktivitet alene sier lite om utbyttet. Verdien oppstår først når erfaringene bearbeides, diskuteres og omgjøres til konkrete beslutninger. Når man ser sammenhenger, oppdager ting ingen fanget opp alene, utfordrer egne tolkninger og deler innsikten med resten av organisasjonen.

Det er der debriefen kommer inn som en av de viktigste investeringene man kan gjøre for å få reell verdi ut av tiden, pengene og energien man allerede har brukt.

For en jobbreise er egentlig ikke ferdig når det siste møtet er gjennomført eller flyet går hjem. Den er ferdig når erfaringene er bearbeidet og faktisk tatt videre i organisasjonen.