Onboarding og Offboarding – to sider av samme mynt

De fleste bedrifter legger mye arbeid i å lage en solid onboarding-prosess for nye ansatte. Det er tross alt starten på et nytt kapittel, en mulighet til å gjøre et godt førsteinntrykk og sikre at den ansatte raskt kommer i gang med sine oppgaver. Men hva skjer når noen forlater selskapet? Offboarding er ofte undervurdert, men kan være minst like viktig som onboarding. Det er fordi ansatte som går, kan påvirke ryktet ditt like mye som de som blir.

Teknisk utstyr – fra velkomst til farvel

Når en nyansatt begynner, er det standard prosedyre å få utlevert nødvendig teknisk utstyr som PC og telefon. I mindre bedrifter har det blitt vanlig å la de ansatte kjøpe dette selv og få det refundert. Det høres kanskje upraktisk ut, men denne løsningen har noen klare fordeler:

• Valgfrihet er viktig for de ansatte: Ifølge en undersøkelse fra Atea og Norstat i 2023 har hele 81 % av de ansatte ikke mulighet til å velge sitt eget arbeidsutstyr. Dette viser at det fortsatt er en stor vei å gå når det gjelder fleksibilitet i arbeidsverktøy.

• Lengre garanti: For privatpersoner gjelder ofte tre års reklamasjonsrett, mot ett år for bedrifter.

• Motiverte ansatte jobber bedre: Frihet til å velge arbeidsverktøy gir en følelse av kontroll og innflytelse, noe som øker jobbtilfredshet og produktivitet. Dette kan styrke argumentet ditt om at valgfrihet bør være en del av onboarding-prosessen.

Selv om ansatte får mulighet til å velge sitt eget utstyr, må sikkerheten alltid komme først. En PC eller telefon som kobles til bedriftens nettverk, må være satt opp med bedriftens programvare og sikkerhetsverktøy – uavhengig av hvem som har kjøpt den. Slurv her kan få store konsekvenser, og kanskje er det nettopp derfor IT-avdelingen ofte setter foten ned når HR ønsker mer valgfrihet for de ansatte.

Likevel handler dette i bunn og grunn om gode rutiner. Med enkle prosedyrer for klargjøring kan enhetene sikres uten store utfordringer – særlig i mindre bedrifter der volumet av nye ansatte er lavt. I større selskaper kan det kreve mer struktur, men prinsippet er det samme: Så lenge systemene er på plass, burde ikke valgfrihet være en sikkerhetsrisiko.

Avskriving av PC-utstyr går over normalt 3 år, så når ansatte forlater selskapet, er det i mange bransjer blitt vanlig å la dem beholde utstyret. For den ansatte kan det være et verdifullt gode som veier positivt, mens det for bedriften ikke betyr så mye utover å ha klare rutiner på plass for å sikre at ingen sensitive filer, dokumenter eller programvarer blir med på kjøpet.

Mer enn bare praktiske detaljer

Mens teknisk utstyr og prosedyrer ofte er enkle å strukturere, er det mellommenneskelige aspektet ved offboarding langt mer komplekst. Hvordan sikrer man at den ansatte som slutter, gjør det med et positivt inntrykk – og uten dårlig smak i munnen?

Jeg husker godt en egen erfaring der jeg valgte å si opp stillingen min, til tross for at ledelsen ønsket å beholde meg. Det som kunne ha vært en profesjonell og respektfull avslutning, utviklet seg til et oppsigelsesforhold preget av frustrasjon og sure miner. Det var en situasjon som kunne vært håndtert langt bedre, både av meg og arbeidsgiveren. Og det er dessverre et problem mange arbeidsgivere ikke tar på alvor.

Hold tonen, også etter siste arbeidsdag

En vanlig fallgruve er at arbeidsgivere ikke prioriterer offboarding på samme måte som onboarding. Men her ligger det en stor mulighet: Å skape en god avslutning. Ved å holde en profesjonell og respektfull tone gjennom hele oppsigelsesperioden – og etter siste arbeidsdag – unngår man unødvendige konflikter og negativ omtale.

For selv om en ansatt slutter, forsvinner ikke relasjonene til tidligere kolleger. Eventuelle negative bemerkninger eller svartmaling fra ledelsen vil raskt kunne spre seg, og det er først og fremst bedriften som taper på det. Dårlig håndtering av avskjeder kan svekke tilliten både internt og eksternt og gjøre det langt vanskeligere å tiltrekke seg nye talenter. God offboarding handler ikke bare om respekt – det er også en smart forretningsbeslutning.

I dag har ansatte flere muligheter enn noensinne til å dele sine erfaringer offentlig. Plattformene Glassdoor, LinkedIn og ulike jobbfora brukes aktivt av jobbsøkere for å sjekke hvordan en bedrift behandler sine ansatte – ikke bare når de begynner, men også når de slutter. Hvis tidligere ansatte sitter igjen med en dårlig opplevelse, kan det raskt bli synlig for fremtidige kandidater. Konsekvensene for selskapet kan være store: Rekruttering blir vanskeligere, og omdømmet kan svekkes både i bransjen og blant potensielle kunder.

En ryddig og vennlig avslutning

En vellykket offboarding-prosess handler om å møte den ansatte med respekt og anerkjennelse. Her er noen konkrete tiltak som kan bidra til en positiv avslutning:

• Avslutningssamtale
  Gi den ansatte mulighet til å dele sine erfaringer og innspill. Dette kan gi verdifulle tilbakemeldinger for bedriften.

• Takk fra ledelsen
  En personlig takk, enten muntlig eller skriftlig, viser at innsatsen deres har blitt verdsatt.

• Avklaring av formaliteter
  Sørg for at arbeidskontrakten, teknisk utstyr, og eventuelle løse tråder er ryddet opp i før siste dag.

• Hold døren åpen
  Tilby muligheten for fremtidig samarbeid, enten som en potensiell ansatt igjen, en konsulent, eller som en ambassadør for bedriften.

Fra ansatt til ambassadør

Ved å investere tid og energi i en god offboarding-prosess sikrer du at den ansatte forlater bedriften som en ambassadør, ikke en kritiker. En avslutning som er preget av respekt og profesjonalitet kan ha en langvarig, positiv effekt – både for omdømmet ditt som arbeidsgiver og for relasjonene du bygger i markedet.

For husk: Hvordan folk forlater arbeidsplassen din, sier minst like mye om bedriften som hvordan de begynte.