Mange forbinder prosjektledelse med kurs, sertifiseringer og lange prosjektplaner. Selv oppdaget jeg først i voksen alder at jeg hadde drevet med prosjektledelse siden tenårene. Erfaringene fra skoleavis og nærradio ga meg et fundament som senere skulle vise seg å være overraskende relevant i arbeidslivet.
Hvordan frivillig arbeid og skoleprosjekter ga erfaring med prosjektledelse
Jeg tror de fleste av oss møter prosjektarbeid for første gang på skolen, gjennom gruppeoppgaver hvor roller fordeles og oppgaver skal løses i fellesskap. Min første skikkelige erfaring med prosjektledelse kom da jeg var redaktør for skoleavisa i valgfaget foto/skoleavis i 9. klasse, men det var nok som frivillig medarbeider på Skjervøy Nærradio at grunnlaget virkelig ble lagt.
At en kjøreplan for en radiosending kan sammenlignes med en prosjektplan, var noe jeg først forsto senere i arbeidslivet da jeg begynte å reflektere over hvorfor jeg hadde en naturlig evne til å håndtere komplekse oppgaver. Erfaringen fra å lage kjøreplaner allerede som 14-åring ga meg et solid fundament som jeg har hatt nytte av gjennom hele arbeidslivet, selv om jeg først i voksen alder innså at dette egentlig var prosjektledelse.
Både prosjektplaner og kjøreplaner har som mål å strukturere og organisere aktiviteter for å sikre at de gjennomføres effektivt og innenfor en bestemt tidsramme. Begge krever planlegging, koordinering og evnen til å håndtere uforutsette hendelser.
Et prosjekt kan defineres som en midlertidig innsats som gjennomføres for å skape et unikt produkt, en tjeneste eller et resultat. Prosjekter har spesifikke mål, klare tidsrammer og avgrensede ressurser, og omfatter ofte flere faser som planlegging, gjennomføring, oppfølging og avslutning. I motsetning til løpende driftsoppgaver har prosjekter en tydelig begynnelse og slutt, og er som regel etablert for å oppnå et konkret mål eller resultat.
Likhetene mellom kjøreplaner og prosjektplaner
Når jeg ser tilbake, var det flere likheter mellom kjøreplanene vi brukte på radioen og prosjektplanene jeg senere laget i arbeidslivet.
- Planlegging av aktiviteter
En kjøreplan for en radiosending inneholder en detaljert oversikt over hva som skal skje og når, akkurat som en prosjektplan lister opp alle nødvendige aktiviteter og deres tidsfrister.
- Tidsstyring
I en radiosending må hvert segment være nøye timet for å sikre at programmet forløper som planlagt, akkurat som i en prosjektplan, der aktiviteter må gjennomføres innen bestemte tidsrammer for å holde prosjektet på sporet.
- Ressursstyring
I en kjøreplan kan du ha forskjellige ressurser (som teknikere, programledere og utstyr) som må koordineres. Dette ligner på prosjektplanlegging, hvor ressurser som personell, utstyr og budsjett må styres effektivt.
- Kontroll og oppfølging
I en radiosending må kjøreplanen følges nøye, og eventuelle avvik må håndteres umiddelbart. På samme måte brukes en prosjektplan som et styringsverktøy for å følge opp fremdriften, og eventuelle avvik krever tiltak for å sikre at prosjektmålene nås. Etter sendingen måtte vi sende en rapport til Tono og Gramo om hvilken musikk vi hadde spilt.
- Måloppnåelse
Begge planene har klare mål; en kjøreplan sikrer at radiosendingen går som planlagt, mens en prosjektplan sikrer at prosjektets mål og leveranser blir oppnådd.
Fra radio til Høgskolen i Tromsø
I arbeidslivet fikk jeg raskt bruk for mange av erfaringene jeg hadde med meg. Ved Høgskolen i Tromsø måtte oppgaver ofte koordineres mellom booking, drift og IT, noe som ga god trening i å holde oversikt over både mennesker, ressurser og tidsplaner.
Jeg var involvert i flere prosjekter, blant annet arrangeringen av en nasjonal konferanse for IT-konsulenter i universitets- og høyskolesektoren. Jeg utarbeidet også en prosjektplan for installasjon av IKT-utstyr i undervisningsrom. Arbeidet omfattet alt fra dokumentasjon og budsjett til planlegging og koordinering av gjennomføringen. Prosjektet ble godkjent, utstyret ble bestilt, installert og satt i drift som planlagt.
Fra Høgskolen i Tromsø til det private næringslivet
Gjennom årene har jeg ledet flere prosjekter, fra installasjon av videokonferanseutstyr i møterom til utvikling av både maskinvare og programvare i samarbeid med internasjonale partnere i Kina og India. Selv om prosjektene har vært svært forskjellige, har fellesnevneren alltid vært behovet for god planlegging, tydelig kommunikasjon og koordinering mellom mennesker med ulik kompetanse, kultur og ansvarsområde.
Erfaringene har gitt meg en praktisk forståelse av hva som skal til for å få mange bevegelige deler til å fungere som én helhet.
PRINCE2: Et rammeverk for erfaringene
Etter mange år med prosjektarbeid valgte jeg å formalisere og videreutvikle kompetansen min gjennom PRINCE2-sertifisering. For meg handlet dette ikke om å lære prosjektledelse fra bunnen av, men om å sette struktur og begreper på mye av det jeg allerede hadde erfart gjennom skoleprosjekter, frivillig arbeid og arbeidslivet.
En av grunnene til at jeg liker PRINCE2, er at metodikken er fleksibel og kan tilpasses både små og store prosjekter. Den legger vekt på tydelige roller, klare mål og kontinuerlig oppfølging, samtidig som den gir rom for å tilpasse arbeidsformen til prosjektets størrelse og kompleksitet.
Det som kanskje tiltaler meg mest, er fokuset på nytteverdi. Et prosjekt skal ikke gjennomføres fordi det kan gjennomføres, men fordi det skaper verdi for virksomheten. Det er en tankegang som harmonerer godt med hvordan jeg selv har jobbet gjennom hele karrieren.
Hvordan erfaring bygger gode prosjektledere
Prosjektledelse er en ferdighet som mange har erfaring med uten å være klar over det. Enten det handler om gruppearbeid på skolen, frivillig arbeid, arrangementer, dugnader eller aktiviteter i lag og foreninger, finnes det ofte elementer av planlegging, koordinering, ressursstyring og måloppnåelse.
Flere av oss har sannsynligvis ledet våre første prosjekter lenge før vi fikk en stillingstittel eller visste hva en prosjektmodell var. Kanskje var det en skoleavis, en innsamlingsaksjon, et idrettsarrangement eller en klasseaktivitet. Når en skoleklasse organiserer flaskeinnsamling for å finansiere en skoletur, er det i praksis et prosjekt med mål, tidsfrister, oppgaver, ressurser og ansvar.
Et prosjekt er et prosjekt, uavhengig av hvilken metode som brukes. Metodikker som PRINCE2 gir struktur og felles begreper, men erfaringene vi bygger gjennom å planlegge, samarbeide og løse utfordringer sammen med andre, er ofte det som danner grunnlaget for gode prosjektledere.
