Det er lett å fylle dagene med oppgaver og likevel sitte igjen med følelsen av at lite egentlig ble gjort. Forskjellen ligger sjelden i hvor mye du gjør, men i hva du velger å bruke tiden på.
Forskjellen på å være travel og effektiv
De fleste av oss har dager hvor tempoet er høyt fra start til slutt. Møter, e-poster, små avklaringer og oppgaver som dukker opp underveis, både på jobb og privat.
Det gir ofte en følelse av produktivitet. Du er i gang hele tiden, svarer raskt og får unna mange småting.
Likevel viser forskning på produktivitet og arbeidsvaner at høy aktivitet ikke nødvendigvis betyr høy verdiskaping. Når vi stadig bytter fokus mellom oppgaver, bruker hjernen tid på å omstille seg, noe som kan redusere både konsentrasjon, kvalitet og effektivitet. Samtidig har vi en tendens til å prioritere det som haster her og nå, fremfor det som faktisk gir størst effekt over tid.
Det gjelder ikke bare i arbeidslivet. Mange opplever det samme privat. Kalenderen fylles opp, man ordner, planlegger, svarer og fikser, men sitter likevel igjen med følelsen av at det viktigste aldri helt får nok tid.
For det er en forskjell på å holde seg i bevegelse og å bevege seg i riktig retning. Når dagene fylles opp av det som krever oppmerksomhet akkurat nå, er det lett at det som faktisk skaper fremdrift, verdi eller mening, gradvis blir skjøvet lenger ned på lista.
Hvorfor 80/20-prinsippet fortsatt fungerer
Det finnes mange måter å snakke om prioritering på, men én tanke går igjen: En liten del av det du gjør, står ofte for en stor del av resultatet. Det handler ikke om eksakte prosenttall, men om å være bevisst på hva som faktisk gir effekt.
Noen oppgaver flytter deg fremover, mens andre bare holder deg i gang. Jeg kjenner det godt selv. Jeg kan bruke mye tid på å skrive artikler og bygge opp innhold flere måneder frem i tid. I skrivende stund er denne artikkelen skrevet lenge før den faktisk publiseres.
På én måte kan man si at det ikke er den mest inntektskapende bruken av tiden der og da. Kanskje burde jeg heller brukt mer tid på arbeid som gir direkte økonomisk effekt. Samtidig handler ikke verdi alltid om det som gir umiddelbare resultater. Ved å ligge foran skaper jeg også noe annet: mer ro, bedre struktur og større frihet til å fokusere på andre ting senere uten å hele tiden ha en mental oppgave hengende over meg.
Og kanskje er det nettopp dét som er utfordringen med prioritering. Vi vet ofte hva som er smartest i teorien, men i praksis handler det også om energi, kapasitet, motivasjon og timing.
Utfordringen er at oppgaver med høy verdi og oppgaver som bare holder oss opptatt, ikke alltid ser så forskjellige ut i løpet av dagen. Det er først når du stopper opp og ser på hva som faktisk gir effekt over tid, at forskjellen blir tydelig.
Når du bruker mer tid på det som har reell effekt, enten det handler om resultater, struktur eller fokus, skjer det gjerne noe med både fremdriften og opplevelsen av kontroll.
Hvordan prioritere det som faktisk gir verdi
Prioritering handler oftest om å velge bort. Det betyr å være litt mer bevisst på hva du sier ja til, og hva som får vente. Ikke fordi det som velges bort er uviktig, men fordi alt ikke kan være like viktig samtidig.
Når ting hoper seg opp, stresset øker og oppgavene føles krevende, er det lett å søke mot det som er enkelt, kjent eller gir en rask følelse av mestring. Vi svarer på noen e-poster, rydder litt, fikser småting eller gjør oppgaver vi vet vi får raskt unna.
Det gir en følelse av fremdrift der og da, selv om det kanskje ikke er det viktigste.
En nyttig øvelse kan derfor være å stoppe opp og spørre seg selv hva som faktisk bidrar til fremdrift, og hva som i praksis bare fyller tid eller fungerer som en form for mental “unngåelse”.
Det kan være:
- oppgaver som gir tydelig verdi for kunder eller kolleger
- arbeid som løser et konkret problem
- oppgaver som gjør noe enklere eller bedre på sikt
- aktiviteter som frigjør kapasitet eller skaper bedre fokus senere
Når du klarer å skille dette fra det som bare holder deg opptatt, blir det også lettere å ta bedre valg gjennom dagen.nnom dagen.
Ett spørsmål som gir bedre prioriteringer
Midt i alt som skjer, kan det være nyttig å stoppe opp et øyeblikk og stille seg selv et enkelt spørsmål:
Hva er det viktigste jeg kan gjøre akkurat nå?
Det høres kanskje opplagt ut, men det er sjelden vi faktisk stiller det i praksis. Ofte fortsetter vi bare i samme tempo, svarer på det som dukker opp og fyller dagene enda litt mer.
Når du stopper opp og stiller spørsmålet, tvinger du frem en liten vurdering. Du må skille mellom det som haster, og det som faktisk har betydning.
Erfaringen er ofte at bedre prioriteringer ikke handler om å gjøre mer, men om å gjøre mer av det riktige. Når du bruker mer tid på det som faktisk gir effekt, og lar noe annet få vente, blir resultatet gjerne bedre. Samtidig føles det også mer meningsfullt.
Det er sjelden mengden som avgjør. Det er retningen.
