– En reise fra skoleavisa til PRINCE2
Har du jobbet med prosjektledelse, eller kanskje du har erfaring uten å egentlig tenke over det? For mange starter denne reisen mye tidligere enn de selv innser, og det er ofte de små, tidlige erfaringene som legger grunnlaget for en solid forståelse av prosjektledelse.
Min egen erfaring med prosjektledelse kan spores tilbake til gruppearbeid på grunnskolen og da jeg var redaktør for skoleavisa vi laget i valgfaget foto/skoleavis i 9. klasse. Men det var nok som frivillig medarbeider på Skjervøy Nærradio at grunnlaget virkelig ble lagt.
At en kjøreplan for en radiosending kan sammenlignes med en prosjektplan, var noe jeg først forsto senere i arbeidslivet da jeg begynte å reflektere over hvorfor jeg hadde en naturlig evne til å håndtere komplekse oppgaver. Erfaringen fra å lage kjøreplaner allerede fra jeg var 14 år, ga meg et solid fundament for videre vekst, selv om jeg først i voksen alder innså at dette egentlig var prosjektledelse – og forklaringen på hvorfor jeg tok andre ting så lett.
Et prosjekt kan defineres som en midlertidig innsats som settes i gang for å skape et unikt produkt, en tjeneste eller et resultat. Prosjekter har spesifikke mål, klare tidsrammer, avgrensede ressurser og omfatter ofte flere faser, inkludert planlegging, utførelse, kontroll og avslutning. I motsetning til kontinuerlige eller rutinemessige oppgaver, er prosjekter preget av at de har en klart definert begynnelse og slutt, og de er ofte engangsforetak med spesifikke målsettinger.
ChatGPT
Både prosjektplaner og kjøreplaner har som mål å strukturere og organisere et sett med aktiviteter for å sikre at de utføres effektivt og innenfor en bestemt tidsramme. Begge krever nøye planlegging, koordinering og evnen til å håndtere uforutsette hendelser.
Likhetene mellom kjøreplaner og prosjektplaner
- Planlegging av aktiviteter: En kjøreplan for en radiosending inneholder en detaljert oversikt over hva som skal skje og når, akkurat som en prosjektplan lister opp alle nødvendige aktiviteter og deres tidsfrister.
- Tidsstyring: I en radiosending må hvert segment være nøye timet for å sikre at programmet forløper som planlagt, akkurat som i en prosjektplan, der aktiviteter må gjennomføres innen bestemte tidsrammer for å holde prosjektet på sporet.
- Ressursstyring: I en kjøreplan kan du ha forskjellige ressurser (som teknikere, programledere og utstyr) som må koordineres. Dette ligner på prosjektplanlegging, hvor ressurser som personell, utstyr og budsjett må styres effektivt.
- Kontroll og oppfølging: I en radiosending må kjøreplanen følges nøye, og eventuelle avvik må håndteres umiddelbart. På samme måte brukes en prosjektplan som et styringsverktøy for å følge opp fremdriften, og eventuelle avvik krever tiltak for å sikre at prosjektmålene nås.
- Måloppnåelse: Begge planene har klare mål; en kjøreplan sikrer at radiosendingen går som planlagt, mens en prosjektplan sikrer at prosjektets mål og leveranser blir oppnådd.
Fra radio til Høgskolen i Tromsø
I arbeidslivet ble min erfaring med prosjektledelse utvidet ytterligere, spesielt da jeg jobbet ved Høgskolen i Tromsø, der ting jeg skulle gjøre gjerne måtte koordineres mellom booking, drift og IT. Her var jeg involvert i flere prosjekter, fra å være med på å arrangere en nasjonal konferanse for IT-konsulenter i universitets- og høyskolesektoren, til å lage en grundig prosjektplan for installasjon av IKT i undervisningsrom. Denne planen var omfattende, inkluderte dokumentasjon og budsjett, og krevde nøye koordinering av tidspunkt og utførelse. Planen ble godkjent, utstyret ble bestilt og installert – et prosjekt som ble gjennomført med suksess.
Fra Høgskolen i Tromsø til det private næringslivet
Gjennom årene har jeg ledet flere prosjekter, alle med positive resultater. Eksempler på dette inkluderer installasjoner av videokonferanseutstyr i møterom, utvikling av hardware i samarbeid med kinesisk teknologigigant, og utvikling av software sammen med et stort og fremoverlent utviklingsteam i India. Hvert av disse prosjektene krevde en strukturert tilnærming, planlegging, og koordinering på flere nivåer. Jeg har alltid nådd de målene som er satt.
PRINCE2: En Fleksibel Tilnærming
For å formalisere og videreutvikle min kompetanse, har jeg også gjennomført PRINCE2-sertifisering. PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) er en veletablert prosjektledelsesmetodikk som gir en strukturert tilnærming til prosjektstyring. Metoden er basert på beste praksis og erfaringer fra en rekke prosjekter, og er designet for å være fleksibel og tilpasningsdyktig, noe som gjør den anvendelig for prosjekter av alle størrelser og i alle typer miljøer.
En av de viktigste fordelene med PRINCE2 er at det er en skalerbar modell som kan tilpasses etter prosjektets spesifikke behov. Denne fleksibiliteten betyr at metoden kan implementeres i ulike bransjer og organisasjoner, uavhengig av deres unike krav og kontekst. PRINCE2 legger vekt på klare roller og ansvar, samt på kontinuerlig overvåking og kontroll, noe som sikrer at prosjektet holdes på sporet.
Metoden understøtter også viktigheten av et solid business case, slik at prosjektet alltid vurderes mot virksomhetens mål og nytteverdi. Dette gjør PRINCE2 til en allsidig tilnærming som kan skreddersys for å passe inn i ulike prosjektmiljøer.
Prosjektledelse er en ferdighet som mange kan ha erfaring med uten å innse det. Enten det er fra gruppearbeid på skolen, frivillig arbeid, eller mer formelle roller i arbeidslivet, gir disse erfaringene verdifull innsikt og kompetanse. Et prosjekt er prosjekt uansett hvilken metode man anvender, om det er Prince2 eller noe annet ville jeg uansett måtte støtte meg på litteratur og google i begynnelsen. Styrken og verdien min er den unike kombinasjonen av erfaringer jeg tar med meg inn i planleggingen. Dersom du trenger noen til å lede et prosjekt, kan jeg være den rette personen. Ta gjerne kontakt for en prat.