Det sies at du aldri får en ny sjanse til å gjøre et førsteinntrykk, men visste du at det samme gjelder sisteinntrykket? E-postsignaturen din er ofte det siste folk ser, og den kan enten være en profesjonell avrunding eller et rotete punktum. Så hvordan sikrer du at du etterlater riktig inntrykk, hver gang du sender eller svarer på en e-post?
Hvorfor bør du ha en e-postsignatur?
En godt designet e-postsignatur handler om å vise hvem du er og gjøre det enkelt for mottakeren å kontakte deg. Den fungerer som et digitalt visittkort, som kan bygge troverdighet og gi et profesjonelt preg på kommunikasjonen din. Enten du representerer en bedrift eller deg selv, er en tydelig signatur en praktisk og smart måte å styrke identiteten din på. Men er e-postsignaturen virkelig stedet for markedsføring?
E-postsignatur er ikke reklameplass
Det kan være fristende å bruke e-postsignaturen som en arena for å vise fram logoer, lenker til kampanjer eller priser. Tross alt – hvorfor ikke utnytte muligheten til å promotere merkevaren din i hver eneste e-post? Men sannheten er at mottakere sjelden setter pris på dette. Faktisk kan en overfylt signatur skape frustrasjon og gi et lite profesjonelt inntrykk.
Nå vil det nok føles som å banne i kirka for markedsføringsavdelinger når jeg sier dette, men e-postsignaturer bør være så enkle som mulig. Mindre er faktisk mer når det gjelder å gjøre et godt sisteinntrykk.
Hvorfor bør du unngå markedsføring i signaturen?
- Forstyrrer budskapet: Mottakeren er mer interessert i innholdet i e-posten enn i lenker til sosiale medier eller kampanjer. Dette finnes det andre kanaler for.
- Visuell støy: Logoer og bilder kan bli uklare, komprimerte eller rett og slett ikke lastet inn – og etterlate et dårlig inntrykk. I lange e-posttråder forsvinner viktig informasjon i støyen.
- Tilgjengelighet: Overflødig grafikk kan gjøre det vanskelig for svaksynte eller de som bruker tekstbaserte e-postklienter. La oss slå et slag for universell utforming – en tekstbasert signatur fungerer for alle.
- Feil fokus: Hovedpoenget med signaturen er å gjøre det enkelt å kontakte deg, ikke promotere.
Unngå slitsomme signaturer
Om du bør inkludere e-postadressen i signaturen, avhenger av situasjonen. Selv om adressen din allerede står i avsenderfeltet, kan det være nyttig å ha den med hvis e-posten videresendes, eller hvis mottakeren bruker en mobilklient der detaljene ikke vises tydelig. Men ønsker du en minimalistisk stil, kan du fint utelate den. Det viktigste er at signaturen gjør det enkelt å kontakte deg.
Oppgi e-postadressen i signaturen – ja eller nei?
Om du bør inkludere e-postadressen i signaturen, avhenger av situasjonen. Selv om adressen din allerede står i avsenderfeltet, kan det være nyttig å ha den med hvis e-posten videresendes, eller hvis mottakeren bruker en mobilklient der detaljene ikke vises tydelig. Men ønsker du en minimalistisk stil, kan du fint utelate den. Det viktigste er at signaturen gjør det enkelt å kontakte deg.
Tips for en profesjonell signatur
- Hold det enkelt
Begrens deg til navn, stilling, firma og kontaktinformasjon som telefonnummer og maks én eller to lenker. Tenk strategisk når du velger lenker – en til nettsiden din eller LinkedIn-profilen din er som regel tilstrekkelig. Hvis du har flere lenker, vurder om de virkelig er relevante for mottakeren.
- Unngå bilder
Logoer, ikoner eller bilder kan føre til problemer som dårlig visning, manglende lasting eller forstyrre budskapet. Hvis du absolutt må inkludere en logo, sørg for at den er optimalisert, har alternativ tekst og er så diskret som mulig.
- Standardiser formatet
Velg en enkel skrifttype som Arial, Calibri eller Verdana, og hold deg til nøytrale farger som svart eller grått. Unngå sterke neonfarger, kreative skrifttyper eller uvanlige formater som kan virke distraherende eller uprofesjonelle.
- Unngå unødvendig informasjon
Lange sitater, motivasjonsfraser eller overflødig tekst kan distrahere og trekke fokus bort fra det essensielle. Hold deg til det som er relevant og nyttig. Oppgi kun de kontaktmetodene du faktisk ønsker å bli kontaktet via. Et telefonnummer og e-post er ofte nok – du trenger ikke inkludere alle sosiale medier-profiler med mindre de er direkte relevante.
- Tenk på universell utforming
Sørg for at signaturen fungerer godt for alle mottakere, også de som bruker skjermlesere eller tekstbaserte e-postklienter. Unngå å stole på grafiske elementer for å formidle viktig informasjon, og sørg for at tekst er tydelig og tilgjengelig.
- Bruk en kortversjon for svar
Når du svarer eller videresender e-post, vurder å bruke en enkel kortversjon av signaturen for å unngå unødvendig repetisjon i lange e-posttråder.
- Test signaturen din
Send en test-e-post til deg selv og til noen andre for å sjekke hvordan signaturen ser ut i forskjellige e-postklienter og på ulike enheter. Sørg for at alt vises riktig og er lett å lese.
- Vær konsekvent
Hvis du representerer en bedrift, sørg for at alle ansatte bruker samme signaturmal. Dette skaper enhetlighet og profesjonalitet i kommunikasjonen.
Oppsummering
En god e-postsignatur skal være som en liten avslutningshilsen – tydelig, profesjonell og rett på sak. Ikke fyll den med unødvendig støy som bilder, lange lenker eller sitater. La den være enkel og effektiv, og fokuser på det som er viktigst: å gjøre det enkelt for mottakeren å kontakte deg.
Tenk om du skulle gjort det samme på telefon:
“Takk for samtalen! Har du forresten sett Instagram-kontoen min på XXX, eller Facebook-siden vår på XXX? Og den nye kampanjen vi har lansert på https:XXX? Slagordet mitt er forresten: XXXX.”
Det høres absurd ut, gjør det ikke? La derfor e-postsignaturen være en høflig og ren avslutning – uten unødvendige distraksjoner. Med en gjennomtenkt signatur sikrer du et godt sisteinntrykk hver eneste gang.
