En AV-installasjon kan være teknisk perfekt utført, men uten god dokumentasjon kan selv de mest profesjonelle oppsettene bli en tidstyv. Igjen og igjen hører jeg hvordan manglende dokumentasjon skaper utfordringer for bedrifter, og hørte det nok en gang bare for bare noen dager siden da jeg var i møte med en av landets ledende AV-leverandør: Manglende eller ufullstendig dokumentasjon skaper utfordringer – for teknikere, selgere og kunder. Feilsøking tar lengre tid, oppgraderinger blir mer kompliserte, og tilbudsprosesser blir unødvendig krevende. Likevel er dokumentasjon ofte det første som blir nedprioritert.
Hvor ble det av boksen?
Når en installasjon først er på plass, er det sjelden noen som tenker på hvor viktig det er å vite hvor komponentene faktisk befinner seg. Er boksen over himlingen, under bordet, bak skjermen eller i et rack? Uten skikkelig dokumentasjon blir feilsøking en detektivjobb som kan koste både tid og penger. Når en oppgradering skal gjennomføres, må teknikerne ofte rive opp takplater eller demontere møbler bare for å finne ut hvor utstyret er plassert.
Men dokumentasjon er ikke bare for teknikere. En selger som skal gi et tilbud på en oppgradering må vite nøyaktig hva kunden har fra før, hva som kan gjenbrukes, og hvordan timebruken skal beregnes. Hvis dokumentasjonen kun er forståelig for ingeniører, er den ubrukelig for resten av verdikjeden.
Tre kjappe forbedringer for bedre dokumentasjon
- Ta bilder – og legg dem et sted andre finner dem
Teknikere er ofte i farta og glemmer å dokumentere med bilder. Men et bilde av en ferdig installasjon – med tydelig plassering av bokser, koblinger og rack – kan spare mange timer senere.
- Lag dokumentasjon som flere enn teknikere forstår
En skjematisk tegning eller en kort beskrivelse av hva som er installert, hvor det er plassert og hvilke kabler som er brukt, kan være gull verdt for både support, selgere og sluttbrukere.
- Gjennomfør en sluttkontroll av dokumentasjonen
Før en installasjon regnes som ferdig, bør dokumentasjonen sjekkes – er alt med? Er det forståelig? Hvis ingen andre enn installatøren selv kan tolke notatene, er jobben ikke gjort.
To ekstra grep som kan utgjøre en stor forskjell
- Gjør dokumentasjon til en del av leveransen
Mange installatører ser på dokumentasjon som en ettertanke, men det burde være en del av den faktiske leveransen. Hvis dokumentasjon ligger i sjekklister, og ikke bare i teknikerens hode, blir det gjort.
- Krev dokumentasjon fra leverandørene dine
Som kunde har du krav på å få utlevert dokumentasjonen for installasjonen. Be om oversiktsbilder, koblingsskjemaer og spesifikasjoner. Hvis leverandøren nekter å gi deg dette, bør alarmklokkene ringe. Ingen vil være avhengig av én enkelt aktør for support fordi dokumentasjonen mangler.
Dokumentasjon er en investering, ikke en byrde
Dokumentasjon handler ikke bare om å sikre seg for fremtiden – det er en måte å spare tid, penger og frustrasjon på. En velutført AV-installasjon bør ikke være et puslespill som må løses på nytt hver gang noe skal oppdateres eller fikses. God dokumentasjon er like viktig som selve installasjonen.
Selv liker jeg dokumentasjon – ikke bare fordi jeg synes det er litt gøy, men fordi det gjør hverdagen enklere, både for meg selv og de rundt meg. Jeg jobber alltid som om jeg kan få en stein i hodet i morgen. Å gjøre seg uavhengig av egen kunnskap frigir tid til viktigere oppgaver og gjør deg til en bedre medarbeider.
Mange tror de blir uunnværlige ved å holde kunnskapen for seg selv, men sannheten er det motsatte. De som dokumenterer godt, blir de mest verdifulle. Dette gjelder uansett hva du jobber med – enten du håndterer kundeservice, lagerstyring, prosjektledelse eller teknisk drift. Gode rutiner og tydelige beskrivelser av hvordan oppgaver utføres er også dokumentasjon, og jo bedre den er, desto enklere blir hverdagen for alle.
Når det gjelder AV? Om ikke annet – ta et bilde av boksen før du lukker taket. Du kommer til å takke deg selv senere.
I et konkurranseutsatt marked kan gode prosedyrer og systematisk dokumentasjon gi en avgjørende fordel: raskere problemløsning, færre driftsavbrudd og mer effektive oppgraderinger.
Mens noen bedrifter strever med å finne ut hvor feilene ligger, kan andre gå rett på løsningen – ganske enkelt fordi de har kontroll på informasjonen sin. Det er ingen tilfeldighet at markedsledere ofte er de som har mest orden i egne rekker.
Og når vi snakker om konkurranse – senere ser jeg nærmere på hvordan bedrifter kan analysere konkurrentene sine, med modeller som Porter’s Five Forces og VRIO-modellen. For en ting er sikkert: Har du kontroll internt, stiller du langt sterkere eksternt.
