Det er et nytt år, og med det kommer nye muligheter både på jobb og privat. For mange små og mellomstore bedrifter, og spesielt for enkeltmannsforetak, er dette en gyllen anledning til å ta tak i noe som påvirker både hverdagen og bunnlinjen – nemlig tidsbruken. Uten gode rutiner for registrering av tid og klarhet rundt fakturering, kan du gå glipp av tid og penger. Her er noen av de vanligste utfordringene knyttet til registrering og fakturering av tid, samt tips til hvordan du kan få bedre kontroll.
Hvor går tiden din?
Begynn med å kartlegge hvordan du faktisk bruker tiden din. Små oppgaver som å svare på e-poster, håndtere korte telefonsamtaler, løse spontane kundeforespørsler eller krangle med kopimaskinen virker kanskje ubetydelige i øyeblikket, men utgjør en betydelig del av tiden din når det legges sammen.
Digitale verktøy som tidsregistreringsapper eller prosjektstyringssystemer gjør det enkelt å registrere både små og store oppgaver, og gir deg en helhetlig oversikt som hjelper deg å identifisere tidstyver. Men hvis du ikke har slike verktøy eller vet hvordan du bruker dem, kan det enkleste ofte være det beste: Start med penn og papir. Du kan komme i gang umiddelbart, uten distraksjonene eller læringskurven som digitale løsninger noen ganger fører med seg.
Jeg har selv hatt stor suksess med å bruke penn og papir for å kartlegge tidsbruk og identifisere forbedringsområder, til tross for at jeg både har kompetanse på og tilgang til digitale løsninger. Ved å ha et ark og en penn lett tilgjengelig, og notere ned alt du bruker tiden på i løpet av et par uker, vil du raskt få oversikt. Hver e-post, telefonsamtale, kundekontakt og besøk til kaffemaskinen skal med.
Etter kort tid vil du begynne å se mønstre på hva som tar mest tid, hvilke oppgaver som forstyrrer arbeidsflyten og om det er noe som kan prioriteres annerledes, effektiviseres eller kanskje elimineres helt.
Hvordan registrere tid effektivt
Enten du jobber alene eller i et team er det viktig å etablere systematiske og enkle rutiner for tidsregistrering. Jo bedre du sporer tiden din, jo tydeligere ser du hvor ressursene går, og hvor de kan brukes smartere.
1. Start med et tidsbudsjett
Lag et estimat for hvor lang tid de viktigste prosjektene eller arbeidsoppgavene krever. Dette blir ditt tidsbudsjett. Det gir deg noe konkret å styre etter og reduserer risikoen for å bruke for mye tid på mindre viktige oppgaver. Samtidig hjelper det deg å unngå overarbeid.
2. Loggfør i sanntid
Å vente til slutten av dagen eller uken kan føre til glemsel og unøyaktigheter. Ved å loggføre fortløpende får du en presis oversikt over hvordan arbeidsdagen fordeles. Joda, det er et ork til å begynne med, men blir fort en rutine du ikke tenker over lengre, men bare gjør.
3. Kategoriser oppgavene
Del tiden din inn i klare kategorier som:
- Møter
- Reisevei
- E-post
- Kundestøtte
- Interntid
Dette gir deg en detaljert oversikt og gjør det enklere å se hvilke oppgaver som tar mer tid enn planlagt. Det er også nyttig for fakturering og for å identifisere områder der du kan effektivisere.
4. Automatiser der det er mulig
Bruk digitale verktøy du allerede bruker, slik som Tripletex, eller velg et gratis alternativ som Clockify for å spore tiden din automatisk. Slike verktøy kan loggføre tid brukt på prosjekter, oppgaver eller klientarbeid uten ekstra innsats. Funksjoner som automatiske påminnelser og integrasjoner med andre verktøy gjør hverdagen enklere – spesielt på travle dager.
5. Vær konsekvent
Registrer all tid, uansett om det gjelder møter, reisetid eller e-postoppfølging. Dette gir deg en realistisk forståelse av hva som faktisk tar tid, og hvor du kan gjøre justeringer.
Ved å kombinere gode rutiner med digitale verktøy kan du etablere et robust system som gir deg full oversikt over arbeidsdagen. Det handler ikke bare om å fakturere korrekt, men også om å forbedre effektiviteten og ressursbruken din. Start enkelt, vær konsekvent – og opplev hvordan bedre tidsstyring kan gjøre både arbeidsdagen og bunnlinjen bedre.
Typiske dilemmaer ved tidsregistrering og fakturering
De korte telefonsamtalene eller de små oppgavene som bare tok 10-15 minutter kan virke ubetydelige ved første øyekast, men kan fort akkumuleres til flere timer i løpet av en måned. Da kan en løsning være å sette opp et minimum for fakturering, eller samle flere små oppgaver under én fakturapost. En vanlig løsning er å sette en minimumstid for fakturering på for eksempel 30 minutter eller 1 time per oppgave, selv om selve oppgaven tok kortere tid. Denne tilnærmingen gjør det enklere å sikre at tiden din ikke går tapt, og balanserer ut situasjoner der enkelte oppgaver tar lengre tid enn planlagt.
Reisetid og ventetid kan fort bli en betydelig del av arbeidsdagen, der praksis rundt fakturering varierer. Imidlertid ser jeg at det er en slags standard og forventing at reisetiden faktureres. Dette krever tydelige retningslinjer i kontrakten eller leveringsbetingelser der du angir hvordan reisetid og ventetid faktureres, enten som en fast sats eller som en del av timeprisen. Sørg for å kommunisere dette tydelig med kunden før oppdraget starter.
En god vane er å loggføre tiden i sanntid for fakturerbare oppgaver. Dette reduserer risikoen for feilregistrering og gir deg en nøyaktig oversikt over hvordan tiden din brukes. Distraksjoner som interne møter, tekniske problemer eller personlige avbrytelser kan lett føre til tapt tid. For å unngå forvirring er det avgjørende å skille tydelig mellom fakturerbar tid og intern tid.
3 grep for en mer effektiv arbeidsdag
- Sett klare mål for dagen
Start dagen med å lage en liste over de tre viktigste oppgavene du skal gjennomføre, og prioriter disse først. Dette hjelper deg å unngå å kaste bort tid på mindre viktige oppgaver. Sett av fem til ti minutter hver morgen til denne planleggingen.
Bruk gjerne reiseveien til eller fra jobb til å evaluere dagen og planlegge neste. Enten du kjører, går, eller tar kollektivtransport, gir denne rutinen deg en følelse av kontroll over tiden din allerede før arbeidsdagen starter.
- Slå av varsler
Varsler på e-poster, meldinger og apper er blant de største tidstyvene på en arbeidsdag. Ved å slå dem av under konsentrasjonskrevende oppgaver, unngår du avbrytelser som ødelegger flyten. Dette gir deg bedre fokus og høyere kvalitet på arbeidet.
For å beholde oversikten uten å bli distrahert hele tiden, kan du sette av faste tider til å besvare e-poster – for eksempel morgen, etter lunsj og rett før arbeidsdagen avsluttes. Slik får du mer sammenhengende arbeidstid og en bedre arbeidsrytme.
- Si nei når du må
Å sette grenser er avgjørende for å beskytte både tiden og energien din. Si nei til forespørsler og møter som ikke bidrar til dine viktigste mål. Dette hjelper deg å holde fokus på det som virkelig betyr noe.
Møter er en typisk usynlig tidstyv. Spør deg selv om din deltakelse faktisk er nødvendig, og sørg for at møtene du deltar på har en tydelig agenda og en tidsbegrensning. Slik kan du unngå å bruke unødvendig tid på aktiviteter som gir lite verdi.
Hvordan kommer du i gang?
Start med å etablere enkle rutiner for tidsregistrering. Velg et verktøy som passer din arbeidshverdag, eller begynn med noe så enkelt som penn og papir. Noter ned hvordan du bruker tiden din. Med bedre oversikt kan du sikre både lønnsomhet og balanse i hverdagen, og få en god start på det nye året.
Men hva skjer når tiden først er registrert? Hvordan skal den faktureres? I morgen ser jeg nærmere på et klassisk dilemma for mange småbedrifter og frilansere: Hvordan finner du balansen mellom å fakturere rettferdig og samtidig sikre bunnlinjen?