Akustikk

Rommets akustikk har mye å si på hvordan lyden oppfattes i videomøter. Harde overflater som glass og betong kan føre til at lyden reflekteres, og resultatet blir ekko som gjør det vanskelig å følge samtalen. På den andre siden kan tekstiler som gardiner og tepper bidra til å dempe lyden.

En praktisk løsning for å kontrollere akustikken er å installere akustiske paneler eller skumplater på veggene, og/eller i taket. Jo mindre ekko, desto lettere blir det å høre hva som blir sagt. I dag finnes det leverandører som produserer akustikkplater med ditt eget motiv, slik at de fungerer som kunstverk på veggene, samtidig som de forbedrer lydkvaliteten.

Nærhet til mikrofoner

Nærhet til mikrofoner er avgjørende for god lydkvalitet. Mikrofonene må plasseres slik at de tydelig fanger opp stemmen til deltakerne. En lydtekniker vil kanskje anbefale at mikrofonene er så nærme at man kan ta på dem, men i praksis kan takmonterte mikrofoner ofte være en bedre løsning.

Moderne teknologi gjør det enkelt: Produkter i proff-markedet har nå innebygget intelligens og ekkokansellering. Én enkelt mikrofon kan dekke rom opptil 60 m², fokusere på den som prater, filtrere bort ventilasjonsstøy og til og med forstå om noen snakker til møtet eller bare hvisker til sidemannen.

Disse mikrofonene er diskret plassert og ute av synsfeltet, noe som både reduserer forstyrrende støy, som tapping på bordet, og gir rommet et renere, ryddigere uten at det går på bekostning av lydkvaliteten.

Lyssetting

Lyssetting er kanskje den viktigste faktoren for et godt videobilde, og kan ofte ha langt større innvirkning på bildet enn et bra kamera. Enten du sitter på hjemmekontor eller i bedriftens møterom, kan riktig belysning gjøre underverker. Unngå skarpt baklys som kan gjøre deltakerne til silhuetter, og plasser belysningen foran deltakerne for å jevnt belyse ansiktene uten at lyset blir for sterkt. Naturlig lys er alltid det beste, men hvis det ikke er tilstrekkelig bør du investere i gode taklamper eller LED-lamper som gir et naturlig utseende.

Kanskje vil du prioritere utsikten på solsiden når du velger plassering av møterommet, men men direkte sollys kan lett forstyrre eller overstyre en ellers godt planlagt belysning i rommet. Dessuten er det vel ikke utsikten som er det viktigste i et møte, eller? Velg skyggesiden. Dette hjelper deg også med å unngå problemer med sollys som skaper varme, refleksjoner eller jevnlige behov for justeringer av lys og temperatur. Det beste er å la de ansatte få kontorer med utsikt, og bruke de indre delene av lokalene til møterom.

Farger

Farger handler ikke bare om estetikk, men også om funksjon og stemning. Vi vet fra forskning og studier hvordan farger har en psykologisk effekt som kan påvirke både kreativitet og ro. I et møterom, hvor fokus og samarbeid er nøkkelen, spiller fargevalgene en avgjørende rolle for å skape den rette atmosfæren og sikre en profesjonell fremtoning – både i rommet og på skjermen under videomøter. Dette gjelder alt fra veggene og møblene til de små detaljene som binder helheten sammen.

Du bør unngå skarpe hvitfarger og mørke paletter. Ikke bare er det kjedelig, men det gjør seg også dårlig på videobildet. Matte farger reflekterer mindre lys og gir mindre gjenskinn. Nøytrale og varme toner som beige, grå eller dempede jordfarger er et bedre valg, da de gir en behagelig bakgrunn som fremhever deltakerne uten å stjele fokus. Sterke farger og mønstre bør holdes unna, da de kan være distraherende og skape visuelle forstyrrelser, mens en ryddig og ensartet bakgrunn gir et profesjonelt inntrykk.

Ved å integrere smarte valg av farger og dekorasjoner kan møterommet både imponere visuelt og fungere optimalt for videomøter. Treverk og naturlige farger gir varme og dybde uten å stjele oppmerksomheten. Store grønne planter er en personlig favoritt – de forbedrer ikke bare luftkvaliteten og akustikken, men skaper også en behagelig atmosfære og et mer innbydende bilde for deltakerne. Små detaljer som dette kan utgjøre en stor forskjell for både trivsel og produktivitet.

Møbler

Farger på møbler kan påvirke både atmosfæren i rommet og hvordan det fremstår på kamera. Mørke møbler, som mørkt treverk eller metall, gir ofte et elegant og profesjonelt preg, men de kan også absorbere lys og gjøre rommet mørkere, spesielt hvis belysningen ikke er optimal. På kamera kan dette få rommet til å virke mindre åpent, noe som kan påvirke den generelle stemningen. Lyse møbler, som lyst tre eller lyse tekstiler, gir derimot et friskere og mer luftig inntrykk. De reflekterer mer lys og kan bidra til å gjøre rommet lysere og mer innbydende, noe som ofte skaper en mer positiv og åpen atmosfære. For akustikkens del kan det lønne seg å velge møbler med tekstiler fremfor treverk og metall, siden tekstiler absorberer lyd bedre.

Skal møterommet primært brukes til videomøter, kan det være lurt å velge pæreformede møtebord. Denne utformingen gjør det lettere for kameraet å fange opp alle deltakerne, siden ingen blir skjult bak de som sitter foran. I tillegg gir dråpeformede bord bedre siktlinjer til skjermen for alle rundt bordet, noe som sikrer en mer effektiv og behagelig møteopplevelse.

Skjerm(er)

Proffskjermer er designet for kontinuerlig bruk og tilbyr høy lysstyrke, antirefleksbelegg, presis fargegjengivelse og avanserte tilkoblinger for møteromsbruk. De tåler lengre driftstimer, kan fjernadministreres, og har ofte innebygde funksjoner som trådløs skjermdeling og integrasjon med møteplattformer. Konsumerskjermer er rimeligere, men mindre robuste, med begrensede funksjoner og lavere holdbarhet, noe som gjør dem best egnet for sporadisk bruk i mindre krevende situasjoner.

Når det gjelder plassering av skjerm og kamera, kan en god tommelfingerregel være at hvis rommet primært brukes til videomøter, bør skjermen plasseres lavere, og kameraet plasseres over skjermen. Hvis rommet derimot primært brukes til lokale presentasjoner, kan kameraet plasseres under skjermen, som da bør monteres litt høyere. Denne justeringen sikrer at deltakerne på skjermen får et mer naturlig synsfelt av de som er i rommet, samtidig som presentatørene får bedre sikt til både publikum og skjermen under lokale møter.

En vanlig feil er at skjermen blir montert alt for høyt på veggen, både hjemme og i møterommet. Men med tanke på ergonomi er det mye mindre anstrengende å se rett frem eller litt ned, enn å se oppover. Det er viktig å huske på at en god skjermplassering ikke bare handler om teknikk, men også om å gi deltakerne en mer komfortabel og naturlig visningsvinkel under møtene.

Når det gjelder spørsmålet om du bør velge én eller to skjermer i videomøterommet, avhenger svaret litt av behovene og bruksområdene. I noen samhandlingsrom kan det være hensiktsmessig med to skjermer, der deltakerne kan vise hver sin PC på hver skjerm. Men for de fleste situasjoner vil jeg heller anbefale én stor skjerm i stedet for to mindre. En stor skjerm gir et mer helhetlig og ryddig bilde, og gjør det enklere for deltakerne å følge med på både presentasjoner og videobilder uten å måtte bytte mellom skjermer.

Lyd

Jeg husker for mange år siden – veldig mange år siden, da jeg kjøpte et billig surroundanlegg fra Elkjøp for rundt 1500 kroner. Hver gang jeg spilte høy musikk på fest, fikk jeg alltid klager fra naboene. Lydkvaliteten var spinkel, og det manglet både dybde og balanse, så for å få lydstyrke måtte jeg skrue opp volumet. Når jeg senere investerte i et skikkelig stereoanlegg til flere tusen, oppdaget jeg en helt annen lydopplevelse. Lyden ble fyldigere og mer balansert, og det ga meg en subjektiv følelse av høyere lyd, selv på lavere volum.

Dette skjer fordi et kvalitetsanlegg gir en bredere og mer balansert frekvensgjengivelse – fra de dype bassene til de klare diskantene. Den fyldige lyden oppleves som høyere og mer behagelig, uten at du trenger å skru opp volumet til det punktet at lyden blir ubehagelig for både deg og naboene. Et billig anlegg, derimot, kan føre til at du prøver å kompensere for den manglende dybden ved å øke volumet, men resultatet blir bare en mer forvrengt og «spinkel» lyd. Med et skikkelig anlegg kan du nyte musikken på et nivå som både er komfortabelt for deg og hensynsfullt for omgivelsene.

Dette prinsippet gjelder også for videomøter. Lydkvaliteten har en direkte innvirkning på opplevelsen av et møte. I et profesjonelt møterom er det viktig å sørge for at lyden er fyldig og klar, uten at du trenger å skru opp volumet til et nivå som blir ubehagelig eller skaper forstyrrelser. God lyd i møterommet gjør kommunikasjonen mer effektiv, samtidig som det gir en mer profesjonell og behagelig opplevelse for deltakerne. Dessuten, når lyden er på et behagelig nivå, blir du mindre sliten i hodet, da du ikke trenger å anstrenge deg for å høre og forstå, noe som gjør at du kan være mer fokusert og tilstede gjennom hele møtet.

Dokumentasjon

Det er viktig å sørge for at det finnes tilstrekkelig dokumentasjon for de tekniske løsningene i møterommet, enten du installerer det selv eller bruker eksterne leverandører, som de fleste gjør. Dokumentasjon er avgjørende både for feilsøking og fremtidige oppgraderinger.

Noen leverandører velger bevisst å beholde dokumentasjonen for å sikre at du velger dem igjen ved neste oppgradering eller endringer i rommet. Still krav om å få overlevert dokumentasjon etter installasjonen, og sørg for at du ikke lar leverandøren beholde all dokumentasjon. Men tilgjengelig dokumentasjon er viktig for at andre, som kanskje ikke har utført installasjonen, skal kunne utføre vedlikehold og oppgraderinger uten problemer. Det gir deg også bedre kontroll over løsningen og gjør fremtidige justeringer enklere og mer kostnadseffektive.