Håper gårdagens artikkel om tidsstyring ga en enkel start på det nye året med noen praktiske tips. I dag tar vi steget videre og ser nærmere på hvordan god tidsstyring henger sammen med fakturering – et tema som påvirker både effektivitet, lønnsomhet og relasjonene til kundene dine. For hvordan du bruker tiden din, handler ikke bare om hva du fakturerer, men også om hvordan du bygger tillit og sikrer et langsiktig samarbeid.

Tenk deg at du akkurat har fullført et oppdrag og skal lage faktura, men blir sittende fast i spørsmålene som dukker opp: Skal kunden betale for tiden du brukte på å hente en glemt boremaskin? Eller for den ekstra timen som gikk med fordi programvaren plutselig krasjet? Du vil være rettferdig, men samtidig kan du ikke gi bort tiden din gratis. Dette er et velkjent dilemma for mange, og i denne artikkelen utforsker vi hvordan du kan finne balansen mellom rettferdighet og bunnlinje, uten at det går på bekostning av kundene dine.

Frykt for å miste kunder

Mange småbedrifter og enkeltmannsforetak kjenner på en frykt for å fakturere alt de faktisk har brukt av tid. For eksempel kan det være situasjoner der man er usikker på om kunden bør belastes for tiden det tok å rette opp uforutsette problemer, som en teknisk feil eller en personlig forglemmelse. Usikkerhet rundt hvordan kunden vil reagere fører ofte til underfakturering, enten ved å kutte timer eller «glemme» oppgaver for å holde kunden fornøyd.

Resultatet er åpenbart svekket lønnsomhet og et mønster som kan bli vanskelig å bryte. Hvis én kunde får en «gratis» time, kan ryktet spre seg, og snart forventer andre det samme. Samtidig kan du selv utvikle en vane der du gradvis slutter å fakturere for stadig flere tjenester. Husk at dine tjenester har en verdi, og å undergrave denne verdien over tid kan føre til økonomiske utfordringer for bedriften din.

Dårlig tidsregistrering

«Det var bare 10 minutter.» Hvor ofte har du ikke tenkt det? Over tid utgjør slike små oppgaver ganske mye verdifull tid som bare forsvinner ut i det store intet.

La oss si at du bruker 20 minutter på tre korte kundesamtaler hver dag. Det tilsvarer én time per dag, eller omtrent 7 uker i løpet av et år (basert på en 37,5-timers arbeidsuke). Hvis du ikke registrerer og fakturerer disse minuttene, gir du bort verdifull tid gratis. En løsning kan være å bruk digitale tidsregistreringsverktøy som hjelper deg å holde oversikt, også over de små oppgavene.

Uklar kommunikasjon med kunden

Misforståelser rundt fakturering oppstår ofte når rammene ikke er tydelige. For eksempel kan kunden tro at reisetid er inkludert i timesatsen, mens du forventer å fakturere dette separat. Mange velger å unngå diskusjoner og «ta kostnaden selv», men dette er sjelden bærekraftig i lengden.

God kommunikasjon og tydelige avtaler om hva som er inkludert og hva som faktureres ekstra, bidrar til å bygge tillit. Et enkelt eksempel kan være: «Vi hjelper deg gjerne denne gangen uten kostnad, men dette ligger normalt utenfor vår avtale. Neste gang vil vi fakturere for dette. Håper det er greit?»

Jeg har selv opplevd lignende situasjoner i en tidligere jobb der vi solgte videokonferanseutstyr. For at utstyret skulle fungere, måtte kundens brannmur ofte tilpasses – noe som tydelig var beskrevet i både dokumentasjon og avtaler. Likevel opplevde vi at enkelte kunder ringte og forventet gratis hjelp når de støtte på problemer. Et annet scenario var feil på utstyr som viste seg å skyldes kundens PC, noe som lå utenfor vårt ansvarsområde. Likevel ønsket kunden ofte at vi skulle løse problemet uten ekstra kostnad.

I slike tilfeller lærte jeg hvor viktig det er å balansere empati og tydelighet. Vi brukte ofte denne formuleringen: «Jeg forstår at dette er frustrerende, og jeg vil gjerne hjelpe deg denne gangen. Dette er imidlertid noe som normalt ikke dekkes av garanti eller supportavtale, så neste gang vi har en lignende henvendelse, vil vi måtte fakturere for det. Jeg håper dette er greit.»

Denne strategien bidro til å opprettholde gode relasjoner samtidig som vi satte grenser for hva som var inkludert i tjenestene våre. Ved å kombinere en åpen dialog med tydelige forventninger, forebygget vi misforståelser og urealistiske forventninger fra kunden.

Overdreven selvkritikk

Mange undervurderer verdien av sitt eget arbeid. Som autodidakt har jeg ofte tvilt på om jeg gjør ting «riktig», og derfor følt at jeg burde bruke mindre tid på oppgaver, eller fakturere for mindre enn den tiden jeg faktisk har brukt. Kanskje har også du kjent på følelsen av at du burde vært mer effektiv, eller at kunden forventer raskere resultater?

Jeg har selv opplevd situasjoner der jeg som ufaglært har jobbet raskere enn faglærte uten at det har påvirket resultatet, selv når jeg har brukt tid på å lære meg oppgaven underveis. Likevel, på grunn av usikkerhet og selvkritikk, har jeg trukket fra tiden brukt på læring, og dermed fakturert mindre enn det jeg burde. Dette er en klassisk utfordring mange selvlærte kjenner på. Man kjenner kanskje ikke til de faglige standardene og undervurderer dermed sin egen innsats.

Å anerkjenne sin egen verdi som profesjonell er avgjørende – enten man er faglært eller selvlært. Kunden betaler ikke bare for tiden din, men også for ekspertisen, innsikten og verdien du leverer. Ved å fakturere riktig er du rettferdig både mot deg selv og kunden.

Dette handler ikke bare om økonomi, men også om respekt for arbeidet du utfører, og om å bygge en bærekraftig forretningsmodell. Når du står støtt i verdien av det du leverer, vil også kundene oppfatte arbeidet ditt som mer verdifullt. Det gir deg ikke bare bedre lønnsomhet, men også mer selvtillit til å videreutvikle deg selv og dine tjenester.

Uønskede hendelser eller ineffektivitet

Hva gjør du med tiden som går med til å rette opp egne feil? For eksempel å hente en glemt boremaskin eller fikse en krasjet programvare? Dette er noe jeg selv har opplevd, men som også ble veldig tydelig for meg gjennom min far. Til tross for et liv som selvstendig næringsdrivende, hadde han fortsatt ikke funnet en løsning på dette dilemmaet.

La meg dele et eksempel: Han laget en bygningstegning basert på det han trodde var kundens ønsker. Etter gjennomgang viste det seg at kunden hadde kommunisert ønskene uklart. Resultatet ble at han ikke fakturerte for den ekstra tiden som gikk med til å rette opp feilen, selv om misforståelsen kanskje ikke var hans skyld.

Slike situasjoner kan på kort sikt bygge kundelojalitet, men over tid kan det bli en økonomisk utfordring dersom det skjer ofte. Å «ta det på egen regning» kan virke som en enkel løsning for å unngå konflikt, men det kan også føre til at verdien av tiden du faktisk har brukt, undervurderes. Dette svekker ikke bare bunnlinjen, men hindrer også muligheten til å bygge en mer bærekraftig forretningsmodell.

Det er derfor avgjørende å finne balansen mellom å være fleksibel og rettferdig mot kunden. Feil og misforståelser kan skje, men det er viktig at de reflekteres i faktureringen. Åpen kommunikasjon og klare forventninger kan hjelpe deg med å håndtere disse situasjonene på en måte som både ivaretar kundens behov og respekterer verdien av din egen tid.

Hva kan bedrifter gjøre for å unngå underfakturering?

1. Tydelige avtaler: Klargjør faktureringspraksis i kontrakten, inkludert reisetid, småoppgaver og uforutsette hendelser. Dette gir kunden klare forventninger og reduserer sjansen for misforståelser.
2. Bruk tidsregistreringsverktøy: Digitale løsninger hjelper deg med å holde oversikt over hver eneste time – selv de små minuttene som ellers ofte går tapt. Dette er en enkel måte å sikre at all tid blir registrert og fakturert korrekt.
3. Vær bevisst på egen verdi: Husk at kunden betaler for mer enn bare tid – de betaler også for ekspertisen, innsikten og resultatene du leverer. Ved å verdsette din egen kompetanse, signaliserer du også til kunden at arbeidet ditt har en høy standard.
4. Kommuniser åpent med kunden: Hvis noe uventet skjer, informer kunden med en gang og forklar hvorfor ekstra tid eller kostnader må faktureres. Åpen dialog bygger tillit og gjør det enklere å håndtere utfordringer.
5. Evaluer prisstrukturen: Sørg for at timeprisene dine dekker kostnader og gir rom for fortjeneste. Dette reduserer behovet for å «ta tapet» ved uforutsette hendelser.

Separér faktureringen fra arbeidet

Underfakturering kan virke som en enkel utvei for å beholde kunder, men over tid kan det skape store utfordringer. En sunn faktureringspraksis handler om balanse – å være rettferdig mot kunden og samtidig sikre bedriftens bunnlinje.

En effektiv måte å unngå vanskelige diskusjoner rundt fakturering på, og samtidig sikre høyere grad av fakturering, kan være å separere ansvaret for fakturering fra selve arbeidet. Dette kan gjøres ved å ha en egen fakturaavdeling eller outsource faktureringsarbeidet. Når den som utfører jobben ikke samtidig må håndtere klager eller spørsmål om fakturaen, reduseres risikoen for at personlige relasjoner med kunden påvirker beslutningene.

Det å kunne henvise kunden til en tredjepart gjør prosessen mer profesjonell og mindre personlig, samtidig som det blir enklere å opprettholde tydelige rammer. Denne løsningen bidrar til en sunn balanse mellom fleksibilitet og rettferdighet, og sikrer at både kunden og bedriften har klare forventninger til hva som faktureres og hvorfor.

I tillegg kan en ekstern faktureringspartner gi nyttige innspill og en objektiv vurdering av fakturerbare timer, noe som kan hjelpe deg med å unngå å undervurdere verdien av ditt eget arbeid. Ofte vet vi hva som må gjøres, men en utenforstående kan gi det nødvendige «dyttet» for å maksimere faktureringen og sikre en bærekraftig drift.