Blogg

Møter er en uunngåelig del av arbeidslivet, men dessverre viser forskning at over halvparten av møtetiden ofte er bortkastet. Med en gjennomsnittlig arbeidstaker som deltar i 61 møter i måneden, betyr det at vi kaster bort omtrent 31 timer på uproduktive møter. Heldigvis finnes det noen enkle tips og strategier som kan hjelpe deg med å kutte ned på unødvendig tid og gjøre møtene mer effektive.

Ikke møt!

Dette er kanskje det mest effektive tipset. Bruk alternative kommunikasjonsverktøy som e-post, intranett eller korte rapporter i stedet for å samle folk til møter som ikke er nødvendige. Alle møter som kan unngås, skal unngås. Før du planlegger et møte, vurder om informasjonen kan formidles like godt gjennom disse andre kanalene.

Ha klare mål og agenda

Å sette tydelige mål før møtet er avgjørende. Det er bedre å ha mange korte og konkrete møter enn få lange. Lag en agenda som beskriver møtets formål, lister opp emnene som skal dekkes, og hvem som skal ta opp hvert tema. En godt forberedt agenda som distribueres på forhånd, sikrer at møtet holder seg på sporet og at alle kan forberede seg på forhånd.

Møt forberedt

Møter blir mer effektive når deltakerne får oppgaver å forberede på forhånd. Dette gjør diskusjonene mer fokusert og konstruktive. Husk også å avslutte hver diskusjon med konkrete handlinger som skal følges opp etter møtet. I videomøter er det nyttig å starte med en introduksjonsrunde, slik at alle får sagt noe og «blitt litt varm» før møtet begynner.

Evaluer møteprosessen

Etter møtet, ta deg tid til å vurdere hva som fungerte bra og hva som kan forbedres til neste gang. Dette bidrar til kontinuerlig forbedring av møtene.

Generelle tips for møter

• Hold tiden: Sørg for at møtet holder seg innenfor den planlagte tidsrammen.
• Møteformål: Husk hvorfor dere møtes.
• Den gylne regel: Gi ros offentlig, og ta kritikk privat.
• Gruppepress: Vær oppmerksom på gruppepress og husk at det ikke finnes dumme spørsmål, tanker eller ideer.

Kroppsspråk og atferd i møter

Dette er en ofte oversett faktor som kan påvirke møtedynamikken betydelig. Å være bevisst på kroppsspråk, som å ha åpent kroppsspråk og opprettholde øyekontakt, kan fremme en positiv atmosfære i møtet.

• Åpenhet: Hold armer og ben ukrysset og åpne jakken din for å signalisere ærlighet.
• Len deg fremover: Dette viser interesse og engasjement.
• Speiling: Tilpass kroppsspråket ditt til dem du møter med for å bygge en god forbindelse.
• Øyekontakt: Direkte øyekontakt bygger tillit. I videomøter kan du skape inntrykk av øyekontakt ved å se rett inn i kameralinsen. Husk at kulturelle forskjeller kan påvirke hvordan øyekontakt oppfattes.

Hvordan utmerke seg i møter

• Hold deg positiv: Fokuser på løsninger og gi flere positive kommentarer enn negative. En god tommelfingerregel er å unngå kritikk med mindre du har en gjennomtenkt grunn og helst også minst ett forslag til en alternativ løsning.
• Inkluder alle: Snakk til hele gruppen og sørg for at alle føler seg inkludert. Spesielt i videomøter fungerer det ofte bedre å adressere personer direkte enn å stille åpne spørsmål.
• Vær kortfattet: Vær grundig, men unngå å snakke så lenge at du mister andres oppmerksomhet. Balanser bruk av slides og
• Vis interesse: Len deg fremover, nikk og ha øyekontakt.

Unngå vanlige feil i møter

Ved å være oppmerksom på vanlige møtesabotører som sidekonversasjoner og unødvendig bruk av mobiltelefon, kan man sikre at møtet forblir fokusert og produktivt.

• Sidekonversasjoner: Unngå å snakke med andre under møtet, da dette er distraherende.
• Mobiltelefoner: Sørg for at telefonen din er satt på lydløs, og ikke svar på samtaler under møtet med mindre det er en nødsituasjon.
• Unødvendige pauser: Vent med å forlate rommet til det er en naturlig pause i møtet.

Ved å følge disse tipsene kan du redusere unødvendig møtetid og øke produktiviteten både for deg selv og teamet ditt.