Blogg

I en tidligere artikkel skrev jeg om de skjulte mekanismene bak offentlige anskaffelser – hvordan relasjoner, rammeavtaler og uformelle avtaler kan spille en avgjørende rolle i hvem som vinner anbud. Selv om offentlige anskaffelser skal sikre rettferdig konkurranse på papiret, er det ofte «spillet i bakgrunnen» som påvirker resultatet i praksis. Men dette spillet er ikke så forskjellig fra det vi opplever i private kjøp.

Noen ganger handler et kjøp om mye mer enn bare pris og teknisk spesifikasjon. Tryggheten selgeren formidler, relasjonen man har bygget over tid, og støtten rundt produktet eller tjenesten spiller ofte en vel så viktig rolle. Til syvende og sist handler vi ofte fra dem vi liker og stoler på – noe som også gjelder i offentlige anskaffelser.

For å lykkes som selger til det offentlige må du ikke bare forstå regelverket, men også være dyktig på å bygge relasjoner og tillit. I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvordan du kan jobbe strategisk for å selge til det offentlige, og hvordan du kan kombinere kunnskap om regelverket med en proaktiv tilnærming for å øke sjansene dine i dette store markedet.

Det offentlige kjøper årlig varer og tjenester for over 700 milliarder kroner, og det er avgjørende at disse midlene brukes effektivt. For å sikre vellykkede anskaffelsesprosesser, legges det fokus på tre hovedfaser: planlegging, gjennomføring og oppfølging. Hver fase krever tid og ressurser, avhengig av anskaffelsens art og kompleksitet.

Din sjanse til å lykkes som selger øker betraktelig hvis du engasjerer deg tidlig, allerede før planleggingsfasen begynner. For å vinne kontrakter i det offentlige markedet er det ikke nok å følge reglene; du må også forstå de uformelle aspektene ved prosessen. Dette inkluderer å bygge relasjoner og ha en proaktiv dialog med offentlige kunder, noe som kan gi deg en fordel når anbudene lyses ut.

Grunnleggende krav i regelverket

Regelverket for offentlige anskaffelser sikrer at rettferdighet, konkurranse, og åpenhet ivaretas i prosessene. Krav som gjennomsiktighet og likebehandling betyr at alle aktører skal ha de samme forutsetningene, og at anbudsprosesser skal være åpne og rettferdige fra start til slutt.

Hvor publiseres offentlige anskaffelser?

Anskaffelser over 1,4 millioner kroner publiseres i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp). Mindre kontrakter kan publiseres lokalt eller ved direkte invitasjon til flere leverandører.

Generelle tips for suksess i det offentlige markedet

• Vær proaktiv: Søk aktivt etter anskaffelser og delta på leverandørkonferanser for å knytte kontakter og forstå markedet bedre.
• Hold deg oppdatert: Følg med på DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) og bruk overvåkingstjenester for anbud for å få tidlig informasjon om kommende prosjekter.
• Kvalitet i tilbudet: Sørg for at ditt tilbud oppfyller alle kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier for å øke sjansene for å bli valgt.
• Still spørsmål: Ikke nøl med å spørre hvis noe i konkurransegrunnlaget er uklart. Dette kan gi deg bedre innsikt og hjelpe deg med å tilpasse tilbudet ditt.
• Forstå behovene: Lytt nøye til hva den offentlige oppdragsgiveren sier. Presentér relevant informasjon som adresserer deres spesifikke behov og utfordringer.
• Synliggjør gevinstene: Vis tydelig hvordan din løsning kan spare ressurser, tid, og forbedre livskvaliteten for brukerne.
• Kjenn kunden: Ha en dyp forståelse for oppdragsgivers utfordringer og hverdag. Dette vil hjelpe deg med å tilpasse tilbudet og bygge tillit.
• Snakk med rett person: Finn ut hvem som tar beslutningene og fokuser på å bygge relasjoner med disse personene.
• Forstå lovverket: Ha god innsikt i regelverket for offentlige anskaffelser, slik at du kan navigere prosessen korrekt og forstå hvilke forpliktelser oppdragsgiveren har.

Arenaer for dialog

For å sikre at offentlige midler brukes best mulig, kan offentlige virksomheter bruke markedsdialog som en del av anskaffelsesprosessen. Dette inkluderer:

• Dialogkonferanser: Åpne møter for alle leverandører, annonsert på plattformer som doffin.no. Dialogmøter som ofte holdes i forkant av anbudsutlysninger, er en viktig arena for å bygge relasjoner og skape tillit. I stedet for å bare presentere firmaet og produktene dine, handler disse møtene om å forstå kundens behov og vise hvordan din løsning kan møte disse utfordringene.
• En-til-en-møter: Korte møter for direkte samtaler med oppdragsgivere.
• Forespørsel om informasjon (RFI): Veiledende kunngjøring for å samle informasjon fra leverandører før en konkurranse.

Dersom det ikke finnes arenaer for å vise frem løsninger, kan det være vanskelig å bli etterspurt. Det er derfor viktig å oppsøke dialogaktiviteter og delta aktivt. Et alternativ kan være å arrangere, eller delta på en leverandørkonferanse. Disse konferansene er en verdifull plattform for leverandører til å vise frem innovasjoner og produkter, samt for offentlige oppdragsgivere å samle informasjon om tilgjengelige tjenester og løsninger.

Konferansene inkluderer ofte presentasjoner, paneldiskusjoner og nettverksmuligheter, der både offentlige og private aktører kan dele erfaringer og innsikt. Deltakelse i slike arenaer kan hjelpe leverandører med å knytte kontakter, forstå markedets behov bedre, og styrke relasjonene til potensielle kunder.

Generelle tips for å lykkes i salg

• Bygg relasjoner, ikke bare selg: Fokuser på å etablere et tillitsforhold til kunden i stedet for å være ensidig opptatt av å få til et salg.
• Lytt mer enn du snakker: Bruk møtene til å forstå kundens utfordringer og hvordan du best kan løse dem.
• Følg opp proaktivt: Etter møtet, send relevante forslag eller informasjon som kan være nyttig for kunden.
• Selg bare det du selv ville kjøpt: Fornøyde kunder er det som gir deg inntektene du trenger.
• Vær ærlig og lov ikke noe du ikke kan holde: Å opprettholde integritet er essensielt for å bygge langvarige relasjoner.

Nisje, allianser og oppfølging

For å lykkes i det offentlige markedet, er det viktig å finne din nisje og bygge strategiske allianser. Når du konkurrerer med store aktører, kan en spesifikk nisje – enten det er en unik løsning, spesialkompetanse eller lokal tilstedeværelse – gi deg en fordel som de større leverandørene ikke kan matche. I tillegg kan små og mellomstore bedrifter styrke sin posisjon ved å alliere seg med andre selskaper. Sammen kan dere tilby en bredere tjenesteportefølje som gjør dere mer konkurransedyktige. Når kontrakten er tildelt, er oppfølging av leveransen også avgjørende. Nøye oppfølging viser profesjonalitet og bidrar til å bygge et godt samarbeid som kan være nyttig for fremtidige anbud.

Oppsummering

Å selge til offentlig sektor krever både en forståelse for det formelle regelverket og de uformelle mekanismene som påvirker beslutningsprosessen. Ved å delta i dialogmøter, bygge sterke relasjoner, og finne din nisje i markedet, kan du øke dine sjanser for å lykkes i dette store og viktige markedet. For de små og mellomstore bedriftene er det viktig å være proaktiv, strategisk og engasjert – da har du gode sjanser til å vinne din del av de 700 milliarder kronene offentlige anskaffer årlig.