Blogg

PRINCE2-metodikken setter stor vekt på forretningsmessig forankring som en kjernekomponent for å sikre at prosjekter leverer ønskede resultater og gir verdi til organisasjonen. Denne tilnærmingen sikrer at prosjektene ikke bare blir drevet av tekniske spesifikasjoner, men også har en klar forretningsbegrunnelse gjennom hele prosjektets levetid.

1. Forsvarlig grunn for å starte prosjektet

PRINCE2 krever at alle prosjekter må ha en klar og forsvarlig grunn for oppstart. Dette innebærer at prosjektet må ha en dokumentert forretningsbegrunnelse som viser hvordan det vil bidra til organisasjonens mål og strategier. Denne begrunnelsen er ofte formalisert som en Business Case.

• Business Case: Dette dokumentet beskriver prosjektets formål, mål, forventede gevinster, og kostnader. Det gir en vurdering av de økonomiske og strategiske fordelene ved prosjektet, og forklarer hvorfor det er verdt å investere tid og ressurser i prosjektet.

2. Dokumentasjon og godkjenning

Forretningsbegrunnelsen må ikke bare være dokumentert, men også godkjent av relevante interessenter og beslutningstakere. Dette sikrer at prosjektet får den nødvendige støtten og autorisasjonen før det settes i gang.

• Dokumentasjon: Det er viktig at forretningsbegrunnelsen er tilstrekkelig dokumentert for å gi en klar oversikt over prosjektets verdiforslag og forventede resultater.
• Godkjenning: Dokumentet må godkjennes av prosjektstyret eller andre relevante instanser for å bekrefte at prosjektet har tilstrekkelig støtte og ressurser.

3. Kontinuerlig evaluering og oppdatering

PRINCE2 understreker viktigheten av å holde forretningsbegrunnelsen oppdatert og i samsvar med prosjektets utvikling. Dette innebærer å regelmessig vurdere om prosjektets formål og forventede gevinster fortsatt er relevante.

• Regelmessige vurderinger: Prosjektstyret skal jevnlig gjennomgå business case for å bekrefte at den fortsatt er gyldig. Dette kan omfatte vurdering av endringer i markedsforhold, teknologi, eller organisasjonens strategier som kan påvirke prosjektet.
• Endringer: Hvis det skjer vesentlige endringer i prosjektets kontekst eller forretningsmiljø, må business case oppdateres for å reflektere disse endringene. Dette sikrer at prosjektet fortsatt er i samsvar med organisasjonens mål og strategier.

4. Støtte for obligatoriske prosjekter

Selv prosjekter som er drevet av lovpålagte krav eller forskrifter bør ha en forretningsbegrunnelse. Dette bidrar til å sikre at selv obligatoriske prosjekter gir maksimal verdi for pengene.

• Valuta for pengene: En forretningsbegrunnelse for obligatoriske prosjekter skal demonstrere at det valgte alternativet gir best mulig økonomisk utbytte og oppfyller lovpålagte krav på den mest kostnadseffektive måten.

5. Stopp prosjekter uten gyldig begrunnelse

En viktig del av kontinuerlig forretningsmessig forankring er å være villig til å stoppe prosjekter som ikke lenger har en gyldig begrunnelse. Dette bidrar til effektiv ressursbruk og sikrer at midler og ressurser investeres i prosjekter som gir reell verdi.

• Stoppprosesser: Hvis en vurdering viser at prosjektet ikke lenger er i samsvar med forretningsmålene eller ikke gir forventede gevinster, skal prosjektet avsluttes. Dette kan innebære å gjennomføre en formell prosess for prosjektavslutning, inkludert evaluering av prosjektets resultater og dokumentasjon av læringspunkter.

Eksempler på kontinuerlig forretningsmessig forankring

1. Forretningsutvikling: I utviklingen av en ny forretningsstrategi må business case kontinuerlig vurderes for å sikre at strategien fortsatt er relevant for organisasjonens mål og endringer i markedsforholdene.
2. Produktutvikling: For et nytt produkt er det viktig å oppdatere business case med informasjon om markedsrespons, teknologiske fremskritt, og endringer i kundebehov for å sikre at produktet fortsatt er konkurransedyktig og økonomisk levedyktig.
3. Tjenesteutvikling: Når en ny tjeneste lanseres, bør business case revideres for å inkludere tilbakemeldinger fra kunder og endringer i tjenesteleveringsmodellen for å opprettholde relevansen og verdi.

Konklusjon

Kontinuerlig forretningsmessig forankring er avgjørende for å sikre at prosjekter gir verdi og oppfyller organisasjonens strategiske mål. Ved å dokumentere, godkjenne, og regelmessig vurdere forretningsbegrunnelsen, kan organisasjoner sikre at prosjektene deres er i samsvar med forretningsmålene og gir ønskede gevinster. Denne tilnærmingen bidrar til effektiv ressursbruk og gir en strukturert ramme for å håndtere endringer i prosjektets kontekst. PRINCE2s fokus på forretningsmessig forankring hjelper organisasjoner med å unngå prosjekter uten reell verdi og sikrer at investeringene er rettet mot lønnsomme og strategisk viktige initiativer.