Blogg

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) er en prosjektledelsesmetode utviklet i Storbritannia på 1990-tallet for å unngå kostnadsoverskridelser i større offentlige prosjekter. Metoden har sine røtter i en tidligere metode kalt PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques).

1975 – PROMPT og opprinnelsen til PRINCE2

PRINCE2 ble formalisert av den britiske regjeringen, men det var opprinnelig inspirert av et rammeverk fra privat sektor. Simpact Systems Ltd utviklet PROMPT, som inkluderte en systemutviklingsmodul kalt PROMPT II. PROMPT stod for Project Resource Organisation Management and Planning Techniques, og ble utviklet som et svar på at IT-prosjekter ofte gikk over tid og budsjett.

For å gjøre IT-prosjekter mer håndterbare, delte PROMPT livssyklusen inn i faser som initiering, spesifikasjon, design, utvikling, installasjon og drift. Denne strukturerte prosjektledelsesmetoden ga en ramme for hvordan prosjekter kunne planlegges, administreres og gjennomføres på en kontrollert måte.

1989 – PRINCE, grunnlaget for PRINCE2

I sin søken etter en metode for IT-prosjektledelse, lisensierte den britiske regjeringen PROMPT fra Simpact. Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) implementerte kun PROMPT II-modulen fullt ut og justerte den for å skape en ny standard kalt PRINCE. Opprinnelig stod PRINCE for «PROMPT II IN the CCTA Environment,» men senere endret embetsmenn akronymet til «PRojects IN Controlled Environments.»

Endringene fra PROMPT II introduserte nye elementer som kritisk sti-analyse og en mer aktiv rolle for prosjektledere. PRINCE ble frigitt til offentlig bruk i 1990, og det ble raskt utbredt, både i offentlig og privat sektor. Likevel fikk metoden et rykte for å være for rigid og lite fleksibel, særlig for mindre prosjekter.

1996 – PRINCE2 blir publisert

For å møte behovene til et bredere spekter av prosjekter, ble PRINCE2 utviklet og publisert i 1996. PRINCE2 er en fleksibel prosjektledelsesmetode som kan tilpasses for å møte de spesifikke kravene til ethvert prosjekt. Denne tilpasningsevnen er avgjørende for å sikre at prosjektledelsen er både effektiv og relevant, uavhengig av prosjektets miljø, størrelse, kompleksitet, viktighet, teamets evner eller usikkerhet.

Oversikt over PRINCE2:

PRINCE2 definerer seks sentrale aspekter ved prosjektledelse:

• Tidsramme (Timescale): Angir prosjektets tidsrammer, som kan være dager, uker eller måneder.
• Kostnad (Cost): Prosjektets økonomiske rammer.
• Omfang (Scope): Definerer leveransene (deliverables) fra prosjektet.
• Kvalitet (Quality): Fokuserer på de målbare attributtene som leveransene skal ha.
• Usikkerheter (Risk): Håndtering av usikkerheter som kan påvirke prosjektets utfall.
• Gevinst (Benefits): Målbare forbedringer som prosjektet skal levere.

De 7 PRINCE2-prinsippene:

1. Kontinuerlig forretningsmessig forankring: Prosjektet må kontinuerlig være levedyktig og gi verdi, vurdert gjennom oppdatert business case.
2. Lære fra erfaring: Prosjekter skal lære av tidligere prosjekter og egne erfaringer.
3. Definerte roller og ansvar: Klare roller og ansvar på tvers av fire nivåer i prosjektet.
4. Styre i faser: Prosjekter deles inn i kontrollerbare stadier.
5. Avviksledelse: Toleranser er satt for prosjektmål, og overskridelse eskaleres.
6. Fokus på prosjektets produkter: Prosjektet fokuserer på å definere og levere nødvendige produkter med riktig kvalitet.
7. Tilpasset prosjektet: Tilpasses til prosjektets størrelse, kompleksitet, og risiko.

Viktige punkter ved tilpasning:

• PID (Project Initiation Document): Dette dokumentet bør tydelig beskrive hvordan PRINCE2 er tilpasset for det spesifikke prosjektet, slik at alle involverte forstår hvordan de skal utføre sine roller.
• Proaktive beslutninger: Tilpasningen krever aktive valg fra prosjektstyret og prosjektleder om hvordan PRINCE2 skal implementeres, slik at prosjektledelsen er informasjonsbasert og beslutningene er fokuserte.
• Tilpasning vs. rigiditet: Uten tilpasning kan prosjektet ende opp med en ineffektiv tilnærming som enten er for rigid eller for løs, noe som kan hindre prosjektets suksess.

Ved å tilpasse PRINCE2, kan prosjektteamet sikre at metoden støtter prosjektets mål på en måte som er tilpasset prosjektets unike krav og kontekst.

Rollene i PRINCE2-prosjektledelse:

• Prosjektstyret: Hovedbeslutningstaker, ledet av prosjekteieren, med ansvar for prosjektets suksess.
• Prosjekteier: Har det endelige ansvaret for prosjektet, sikrer finansiering, og balanserer kravene fra ulike interessenter.
• Seniorbruker: Representerer brukernes behov og sikrer at løsningen oppfyller disse.
• Seniorleverandør: Sikrer kvaliteten på leveransen fra leverandørene.
• Prosjektleder: Ansvarlig for den daglige ledelsen av prosjektet.
• Teamleder: Leder teamet som produserer prosjektets leveranser.
• Prosjektsikring: Overvåker prosjektets ytelse, uavhengig av prosjektlederen.
• Endringsansvarlig: Håndterer endringsanmodninger.
• Prosjektstøtte: Administrativ støtte som bistår med rapportering og oppfølging.

De 7 PRINCE2-temaene:

1. Business case: Sikrer at prosjektet har en gyldig begrunnelse som forblir relevant gjennom hele prosjektet.
2. Organisasjon: Definerer roller og ansvar for å sikre tydelig prosjektledelse.
3. Kvalitet: Fokus på å oppnå og opprettholde nødvendige kvalitetskrav.
4. Planer: Omfatter opprettelse og vedlikehold av planer for å holde prosjektet på rett spor.
5. Usikkerhet: Håndtering av risikoer som kan påvirke prosjektet.
6. Endring: Styring av foreslåtte endringer og deres innvirkning.
7. Fremdrift: Overvåking av prosjektets fremdrift og håndtering av avvik.

De 7 PRINCE2-prosessene:

1. Oppstart av prosjektet: Prosjektgruppen etableres og prosjektbeskrivelse lages.
2. Eierstyring av prosjektet: Hvordan prosjektstyret overvåker prosjektet.
3. Initiere et prosjekt: Utvikling av prosjektinitieringsdokumentet (PID).
4. Kontrollere en fase: Kontroll over hver fase, inkludert autorisering av arbeidspakker.
5. Styre produktleveranser: Kontrollerer koblingen mellom prosjektleder og teamleder.
6. Lede en faseovergang: Hvordan man går fra en fase til den neste.
7. Avslutte prosjektet: Formell avvikling av prosjektet, inkludert evaluering av oppnådd gevinst.

PRINCE2 er en generell prosjektmodell som kan tilpasses ulike typer prosjekter, og den integreres ofte i organisasjoners arbeidsmetoder og kultur.