PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) er en universell prosjektledelsesmetodikk utviklet for å håndtere prosjekter på en systematisk og strukturert måte. Metoden er designet for å være fleksibel, noe som gjør den i stand til å tilpasses ulike prosjektmiljøer, størrelser, kompleksiteter, viktigheter, teamkapasiteter og usikkerheter. Tilpasning av PRINCE2 sikrer at prosjektledelsesmetoden er i samsvar med prosjektets spesifikke behov og kontekst, noe som er avgjørende for prosjektets suksess.
Hensikten med tilpasning
Tilpasning av PRINCE2 innebærer å justere metoden for å sikre at den passer til prosjektets unike krav. Dette inkluderer:
- Tilpasning til forretningsprosessene:
- Ressurser: Justere metoden i samsvar med tilgjengelige menneskelige ressurser, finansiering, og innkjøpsprosesser.
- Forretningsprosesser: Tilpasse prosjektkontroller etter organisasjonens spesifikke forretningsprosesser og støttefunksjoner.
- Kontroller basert på prosjektets karakteristika:
- Størrelse og kompleksitet: Variere frekvens og formalitet av rapporter og gjennomganger basert på prosjektets størrelse og kompleksitet.
- Viktighet: Justere metoden etter prosjektets betydning for organisasjonen, som kan kreve mer eller mindre detaljerte kontroller.
- Teamgjennomføringsevne: Tilpasse metoden etter teamets erfaring og evne til å gjennomføre prosjektet.
- Usikkerhet: For prosjekter med høy usikkerhet, implementere ekstra kontroller og gjennomganger for å håndtere risiko.
Proaktive valg og beslutninger
For å tilpasse PRINCE2 effektivt, må prosjektstyret og prosjektleder ta proaktive valg om hvordan metoden skal implementeres. Dette innebærer:
- Informasjon og avgjørelser: Fokusere på å sikre at prosjektledelsen har tilgang til nødvendig informasjon for å ta informerte avgjørelser, snarere enn å fokusere på dokumentasjon alene.
- Skreddersydd tilnærming: Implementere PRINCE2 på en måte som gir mening for prosjektets spesifikke situasjon og behov, i stedet for å følge metoden mekanisk.
Dokumentasjon og kommunikasjon
Prosjektinitieringsdokumentet (PID) spiller en kritisk rolle i tilpasning:
- Beskrive tilpasningen: PID bør klart beskrive hvordan PRINCE2 har blitt tilpasset det spesifikke prosjektet. Dette gir alle involverte parter en forståelse av hvordan metoden skal brukes og hvilke ansvarsområder som gjelder.
- Kommunisere forventninger: Tydelig kommunisere til alle prosjektmedlemmer hvordan de skal utføre sine roller og ansvar i henhold til den tilpassede PRINCE2-metoden.
Konsekvenser av manglende tilpasning
Uten tilpasning kan prosjektledelsen enten bli for rigid eller for ustrukturert:
- Mekanisk tilnærming: Følger PRINCE2 på en rigid måte uten hensyn til prosjektets behov kan føre til unødvendige byrder og ineffektivitet.
- Heroisk tilnærming: Hvis PRINCE2 ikke følges i det hele tatt, kan det føre til kaotisk prosjektledelse, hvor risikoer ikke blir håndtert effektivt og prosjektmålene ikke oppnås.
Eksempler på tilpasning
1. Forretningsutvikling:
- Planlegging: Utvikle strategiske planer med tilpassede kontroller for å sikre at de er i tråd med forretningsmål.
- Implementering: Justere rapporteringsfrekvens og vurdering basert på strategiens kompleksitet og relevans.
2. Produktutvikling:
- Designfase: Implementere detaljerte tester og kvalitetskontroller tilpasset produktets krav.
- Lansering: Tilpasse markedsførings- og distribusjonsstrategier basert på produktets målgruppe og kompleksitet.
3. Tjenesteutvikling:
- Utvikling: Tilpasse prosesser for tjenestelevering og teknologiske krav etter tjenestens art.
- Evaluering: Justere tilbakemeldingsmekanismer for å sikre kontinuerlig forbedring i samsvar med tjenestens spesifikasjoner.
4. Radiosendinger og paragliderkurs:
- Radiosendinger: Tilpasse produksjons- og evalueringsfasene etter sendingens innhold og krav.
- Paragliderkurs: Justere kursets planlegging, gjennomføring, og evaluering i henhold til deltakerens behov og kursens kompleksitet.
Ved å tilpasse PRINCE2 til prosjektets spesifikke behov og kontekst, kan man sikre en mer effektiv prosjektledelse. Tilpasning gir fleksibilitet til å håndtere prosjektets kompleksitet, størrelse og usikkerhet på en kontrollert måte, samtidig som man unngår både mekanisk og heroisk prosjektledelse. Effektiv tilpasning krever en grundig forståelse av prosjektets krav og en strategisk tilnærming til hvordan PRINCE2 skal implementeres. Dette gir bedre kontroll, reduserer risiko, og øker sjansen for at prosjektet oppfyller sine mål.