PRINCE2 – Avviksledelse

Avviksledelse er en sentral del av PRINCE2-metodikken, og gir et rammeverk for å håndtere avvik fra planlagte mål, og for å sikre at prosjektet kan styres effektivt. Denne artikkelen vil utforske hvordan PRINCE2 håndterer avvik, med fokus på risikostyring og kontrollmekanismer, og hvordan dette prinsippet kan anvendes for å forbedre prosjektledelsen.

Hva er avviksledelse i PRINCE2?

Avviksledelse i PRINCE2 handler om å håndtere avvik fra prosjektets plan, og sikre at nødvendige tiltak blir iverksatt når toleransene overskrides. PRINCE2 skiller mellom ulike nivåer av ansvar og kontroll, og gir klare retningslinjer for hvordan avvik skal rapporteres og håndteres.

Hovedkomponenter i avviksledelse

1. Toleranser og myndighet
   • Toleranser: PRINCE2 definerer toleranser for seks ytelsesaspekter på hvert ledelsesnivå i prosjektet. Toleransene setter grensene for hva som er akseptabel variasjon i forhold til kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet. Disse toleransene gir prosjektlederne og styringsgruppene klare rammer for hva som er tillatt, og hjelper med å sikre at prosjektet forblir innenfor akseptable grenser.
     • Kostnad: Tillatt over- eller underforbruk mot budsjettet.
     • Kvalitet: Avvik fra avtalte kvalitetskriterier.
     • Omfang: Tillatt variasjon i prosjektets produkter.
     • Gevinster: Tillatt variasjon i realiserte eller estimerte gevinster.
     • Usikkerhet: Grenser for planens usikkerheter og trusler.
2. Kontrollfunksjoner
   • Overvåkning og rapportering: PRINCE2 krever at prosjektlederne overvåker prosjektets ytelse kontinuerlig og rapporterer avvik som overskrider toleransene. Dette gir prosjektstyret mulighet til å reagere på potensielle problemer før de blir kritiske.
   • Eskaleringsprosedyrer: Når avvik oppstår, skal de eskaleres til det neste ledelsesnivået for vurdering og beslutning. Dette sikrer at beslutninger om hvordan man skal håndtere avvik tas på et passende nivå i organisasjonen.
3. Sikringsmekanismer
   • Effektiv kontroll: PRINCE2 setter opp mekanismer for å sikre at kontrollfunksjoner er effektive. Dette innebærer å etablere rutiner og prosedyrer for overvåking og rapportering, samt å sikre at alle ledelsesnivåer har tilstrekkelige verktøy og informasjon for å håndtere avvik.

Hvordan PRINCE2 håndterer risiko gjennom avviksledelse

Avviksledelse er nært knyttet til risikostyring. I PRINCE2 er risiko identifisert som en potensiell kilde til avvik, og derfor er risikostyring en viktig del av avviksledelsen.

1. Identifisering og vurdering av risiko
   • Risikovurdering: PRINCE2 krever en systematisk vurdering av risikoer som kan påvirke prosjektets ytelse. Dette inkluderer å identifisere potensielle problemer og vurdere sannsynligheten for at de oppstår, samt deres potensielle påvirkning.
   • Risikoplan: Basert på vurderingen, utvikles en risikoplan som beskriver tiltak for å håndtere risikoene, inkludert hvordan man skal unngå, redusere, eller akseptere risikoer.
2. Kontroll av risiko og avvik
   • Overvåking: Risikoer overvåkes kontinuerlig for å sikre at de ikke utvikler seg til betydelige avvik. Eventuelle tegn på økte risikoer må rapporteres og håndteres i henhold til prosjektets risikoplan.
   • Tiltak: Når en risiko materialiserer seg som et avvik, må det iverksettes tiltak for å håndtere situasjonen. Dette kan innebære å justere prosjektets plan, omfordele ressurser, eller implementere ekstra kontroller.

Praktiske eksempler på avviksledelse

1. Forretningsutvikling

• Toleranser: Sett toleranser for kostnader og gevinster i utviklingen av en ny forretningsstrategi. Hvis det er en risiko for at kostnadene overskrides eller at gevinstene ikke oppnås, må dette rapporteres til styringsgruppen for videre tiltak.

2. Produktutvikling

• Kvalitet: Definer kvalitetskrav for et nytt produkt og overvåk produksjonen for å sikre at toleranser ikke overskrides. Hvis produktet ikke oppfyller kravene, må det iverksettes tiltak for å korrigere avvikene. Da vi produserte hardware fant vi ut at feilprosenten var godt under 3% og ble enige om å kjøre på med et 10% overhead i alle bestillinger fra fabrikken som gratis unit til å dekke RMA og bytte av uniter. I realiteten var nok feilmarginen nærmere 1% enn 3%, så de ekstra unitene ble som en bonus/rabatt å regne.

3. Tjenesteutvikling

• Omfang: Sett grenser for hva som kan endres i tjenestetilbudet under utviklingen. Hvis endringer fører til avvik fra det opprinnelige omfanget, skal dette håndteres og rapporteres i henhold til prosjektets kontrollprosedyrer.

4. Radiosendinger

• Tid: Vi satte toleranser for produksjonstiden og kvaliteten på sendingene. Eventuelle avvik, som forsinkelser eller kvalitetsproblemer, må håndteres umiddelbart for å sikre at sendingene oppfylte kravene. Jeg hadde alltid noen Jingler i forskjellige lengder på lur, eller en låt som jeg kunne hive på i full fart for å kjøpe tid om dette var nødvendig. De beste radiosendingene hadde teknikere som kunne tenke under stress og finne alternativ løsning som gjorde at lytterne ikke merket at vi noen ganger hadde utfordringer som nesten ga oss total meltdown.

5. Paragliderkurs

• Sikkerhet: Sikkerhetssystemet satte standard for kursinnholdet. Avvik som påvirker sikkerheten ble håndtert umiddelbart for å opprettholde kurskvaliteten og sikkerheten. Dette var nøye definert i lovverket og i håndboka, men var absolutt noe vi hele tiden måtte fokusere på i større eller mindre grad.
• Kursdager: Kanskje var det dårlig vær en dag vi skulle ha praktisk flyging, og så brukte jeg avviksledelse til å enten flytte undervisningen inn til klasserommet eller fortesete med noe annet ute. Det var mye læring i å møte opp på flysted for å konstatere at det ikke var forhold.

Konklusjon

Avviksledelse i PRINCE2 gir en strukturert tilnærming til å håndtere avvik og risikoer i prosjekter. Ved å etablere tydelige toleranser, kontrollfunksjoner, og sikringsmekanismer, kan prosjektledere sikre at prosjektene styres effektivt og at eventuelle problemer håndteres på riktig nivå. Denne tilnærmingen reduserer ledelsens tidsbelastning og sikrer at beslutninger tas med riktig informasjon og på riktig tidspunkt. Enten det gjelder forretningsutvikling, produktutvikling, tjenesteutvikling, radiosendinger, eller paragliderkurs, gir PRINCE2s avviksledelse en robust ramme for å håndtere prosjektets utfordringer og sikre suksess.