En pragmatisk tilnærming

Overhead-kostnader er et ofte diskutert, men vanskelig definert begrep i bedriftsledelse, ettersom definisjonen kan variere avhengig av konteksten. Tradisjonelt refererer overhead til utgifter som ikke kan knyttes direkte til produksjonen av et spesifikt produkt eller tjeneste, men som likevel er nødvendige for virksomhetens drift. Dette inkluderer typisk administrasjonskostnader, lønn til støttefunksjoner, kontorleie, og andre faste utgifter.

I min praksis bruker jeg begrepet «overhead» bredere enn lærebøkene foreskriver. For eksempel, hvis en bedrift reduserer antallet ansatte fra 20 til 15 og som følge opplever redusert produktivitet, ser jeg dette som en overhead-kostnad. Selv om det ikke er overhead i tradisjonell forstand, er det en indirekte kostnad som påvirker effektiviteten og produktiviteten.

I mer formelle sammenhenger vil man kanskje referere til dette som en konsekvens av nedskaleringen. Regnskapsavdelingen kan bruke termer som «effektivitetskostnad» eller «omorganiseringskostnader» for å beskrive de økonomiske virkningene. Men for å skape en helhetlig forståelse av hva som kreves for å drive en virksomhet effektivt, finner jeg det nyttig å samle alt under begrepet «overhead». Dette gir en mer oversiktlig analyse, noe som er viktig når man skal ta raske og informerte beslutninger.

Det store bildet

Ved å inkludere alle indirekte kostnader under paraplyen «overhead», kan jeg enklere få et helhetlig overblikk over hva som kreves i et prosjekt eller en oppgave. Denne forenklingen gjør analysen mer oversiktlig og håndterbar, og bidrar til at man kan ta bedre beslutninger som sikrer virksomhetens effektivitet og suksess.

Dette bredere perspektivet på overhead-kostnader er ikke bare en metode for å inkludere alle relevante utgifter, men også en måte å forstå de reelle konsekvensene av beslutninger som tas på et strategisk nivå.

En lignende tilnærming tar jeg når jeg bruker tommelfingerregler som 70/30 for å estimere tid eller kostnader, selv om 60/40 eller 80/20 kanskje kunne vært mer presist i noen tilfeller. Ved å gjøre det mulig å samle og vurdere alle indirekte kostnader, kan ledere sikre at de har et komplett bilde av hvordan ressursene brukes, og hvordan de ulike kostnadene påvirker den samlede effektiviteten og lønnsomheten i virksomheten.

På reise?

Når du planlegger en reise, er det vanlig å fokusere på de mest åpenbare kostnadene som fly- eller bussbilletter. Men for å få et mer realistisk bilde av totalprisen, er det viktig å også inkludere «overhead» – ekstrautgiftene som kan oppstå underveis, som transport til og fra flyplassen, mat under ventetiden, og andre uforutsette kostnader.

For eksempel, når du kjører fra Oslo til Tromsø, tenker du kanskje først og fremst på drivstoffkostnadene. Men når du også tar med slitasje på bilen, bompenger, måltider og evt. også overnatting, parkering på underveis, kan den totale kostnaden bli betydelig høyere enn forventet.

Dette viser hvor viktig det er å inkludere overhead i reiseplanleggingen for å få et mer nøyaktig kostnadsbilde. Noen ganger kan det faktisk lønne seg å velge et tilsynelatende dyrere alternativ, fordi det kan redusere småutgifter som ellers ville ha samlet seg opp. Ved å ta hensyn til alle faktorer, kan du gjøre bedre valg som sparer både tid og penger.

Overhead-tid for håndverkere

En montør, snekker, elektriker eller annen håndverker trenger spesifikke verktøy for å utføre jobben effektivt. Når oppdraget begynner, må alt verktøy og utstyr pakkes ut og klargjøres. Etter at jobben er ferdig, må arbeidsområdet ryddes og alt utstyr pakkes ned igjen. I tillegg til dette kommer samtaler med kunden – både ved ankomst, underveis, og før avreise. Jeg kaller denne ekstra tiden for «overhead», da den ikke er direkte knyttet til selve oppdraget.

Investering i kvalitetsverktøy og gode utstyrskofferter kan bidra til å redusere overhead-tiden. Når alt verktøy har sin faste plass og er lett tilgjengelig, reduseres tiden brukt på å lete etter riktig verktøy. Dette fører til en mer effektiv arbeidsflyt, noe som både sparer tid og reduserer frustrasjon.

Selv har jeg flere ganger vært nødt til å minne kunder om at de betaler per time, eller høflig avbrutt samtaler på fastprisjobber ved å finne kreative måter å avslutte samtalene på, som å spørre om hvor toalettet er eller plutselig måtte ta en viktig telefon. I det mest ekstreme tilfellet, til tross for gjentatte påminnelser om at jeg fakturerer for tiden jeg bruker, endte en faktura på 9540 kroner for en jobb som egentlig tok under en time og var estimert til 1590 kroner, på grunn av lange samtaler og en lunsj før jeg dro.

Å kalkulere inn litt overhead-tid er spesielt viktig ved beregning av tilbud og fastprisavtaler, men også nyttig for planlegging av tid og ressursstyring. Hvis en jobb er estimert til 1 time, er det realistisk å regne med 1,5 eller til og med 2 timer når man tar hensyn til overhead-tiden.

Lønn: Den skjulte kostnaden ved ansatte

Kostnadene knyttet til å ha ansatte går langt utover brutto årslønn. En generell tommelfingerregel er at du bør legge til 20–30 % på brutto årslønn for å beregne de totale kostnadene ved en ansatt. For eksempel, hvis du har en ansatt med en årslønn på 750.000 kroner, vil den totale kostnaden for bedriften være omtrent 1 million kroner når man tar hensyn til tilleggskostnader som feriepenger, pensjonsinnbetalinger, forsikringer og eventuelt sykefravær. Og dette inkluderer ikke engang utgifter til utstyr som PC, kontor, lisenser til programvare osv. Kanskje trenger den ansatte også arbeidsklær, firmabil eller ekstra pensjonssparing?

Ansette flere medarbeidere: Realiteten bak kapasitetsøkning

Opplæring er en ofte undervurdert kostnad ved å ansette nye medarbeidere. I tillegg til direkte kostnader for kurs og opplæringsprogrammer, kommer indirekte kostnader som redusert produktivitet hos både den nye og den erfarne ansatte. En studie viser at det kan ta opptil seks måneder før en nyansatt er fullt produktiv. I denne perioden vil den erfarne ansatte bruke tid på å veilede den nye, noe som kan redusere deres egen produktivitet med opptil 20 %.

Når du ansetter en ny medarbeider, vil kapasiteten din ikke nødvendigvis øke i takt med antallet ansatte, spesielt ikke i løpet av det første året. Selv om én ansatt kan oppnå 100 % produksjon, vil produksjonen ikke nødvendigvis doble seg ved å ansette én til. Den sosiale dynamikken og det ekstra ledelsesansvaret for å følge opp flere personer bidrar til en mer realistisk kapasitetsøkning på omtrent 90 %.

Selv om det generelt er slik at kapasitetsøkningen ikke nødvendigvis følger antallet ansatte lineært, finnes det også unntak. Jeg har selv opplevd situasjoner der resultatene har overgått alle forventninger, og produktiviteten faktisk har mangedoblet seg ved å ansette bare én ekstra person. Dette viser at selv om overhead ofte undervurderes, kan effekten av å ansette flere medarbeidere i noen tilfeller være betydelig større enn man hadde trodd.

Teknisk gjeld og andre overhead-kostnader

Teknisk gjeld er et begrep som utviklere kjenner godt, men som kanskje er mindre kjent blant ledere og andre ansatte. Det refererer til situasjoner hvor man tar snarveier, som å skrive kode raskt for å møte en frist uten å følge beste praksis. Dette kan føre til feil og bugs som må rettes opp senere, og vanskeliggjøre fremtidig vedlikehold fordi dokumentasjon mangler eller er mangelfull.

Teknisk gjeld kan være nødvendig for å få et produkt raskt ut på markedet, men hvis den ignoreres, kan den hemme selskapets evne til å innovere og reagere raskt på markedets behov. For å håndtere teknisk gjeld kan man gi utviklere tid til å rydde opp jevnlig, eller inkludere en overhead for teknisk gjeld i nye prosjekter.

Et annet eksempel på overhead i utvikling kan være kostnader ved lansering, som følge av opplæring av selgere, supportpersonell og andre som må bruke ekstra tid som følge av lanseringen.

Avslutningsvis

Overhead-kostnader, eller indirekte kostnader, er utgifter som ikke kan knyttes direkte til produksjonen av et bestemt produkt eller tjeneste. For eksempel er administrasjonskostnader overhead fordi de gjelder hele bedriften, ikke bare én spesifikk produktlinje.

Overhead-kostnader er en uunngåelig del av å drive en bedrift, og de kan ta mange forskjellige former avhengig av konteksten. Å forstå overhead-kostnader er viktig for både ledere og ansatte. Dette hjelper ledere med å ta informerte beslutninger om bemanning og budsjettering, og gir ansatte en bedre forståelse av deres verdi for bedriften.