Utviklere vil ha flere funksjoner, markedsførere ber om større budsjetter, og selgere tror en lavere pris vil være avgjørende for suksess. Mens ledere ser etter vekststrategier, investorer vil ha bedre marginer, og driftsteamet jakter effektivisering. Men hva er egentlig nøkkelen?
På samme måte som jeg i en annen sammenheng skrev at «Produkter eller tjenester ikke vil lykkes før de blir lette å kommunisere, selge, kjøpe og bruke.», kan man si at «En virksomhet ikke vil lykkes før den blir enkel å drive, lett å forstå og skalere.»
Uansett hvor innovativt produktet er, hvor sterke salgsargumentene er, eller hvor godt teamet jobber, kan unødvendig kompleksitet bremse eller forsinke prosesser og vekst.
Når optimalisering ødelegger for seg selv
Det er fristende å skvise ut de siste prosentene av effektivitet, men overoptimalisering har en tendens til å skade mer enn den hjelper. Dette ser vi særlig i store selskaper som går bra – og enda oftere i børsnoterte selskaper der kortsiktig profittstyring trumfer langsiktig strategi.
For meg er suboptimalisering og detaljstyring to sider av samme sak. Alle er enige om at detaljstyring er en dårlig idé – så hvorfor er det plutselig greit å overoptimalisere? Når ledelsen går inn i mikrostyring av kostnader, KPI-er eller små justeringer for å presse marginer, mister de ofte helhetsbildet. Og det som ser ut som effektivisering på papiret, kan i realiteten føre til økt friksjon, dårligere kundeopplevelser og demotiverte ansatte.
Eksempler på suboptimalisering:
- Kostnadskutt som skaper friksjon for kundene
Apple fjernet laderen fra nye telefoner for å spare kostnader (og markedsførte det som bærekraft). Problemet? Mange trengte fortsatt en ny lader, og kjøpsopplevelsen ble dårligere.
- Fjerning av onboarding-materiale
Flere selskaper fjernet brukermanualer og «kom i gang»-guider for å spare penger eller følge Apples eksempel. Men det handler ikke om om man har en guide – det handler om når kunden trenger den. Hvis frustrasjonen kommer før hjelpen finnes, taper man både tillit og lojalitet.
- For snever KPI-styring
Når KPI-er måler det som er lett å telle, og ikke det som faktisk betyr noe, kan man ende med raske svar fremfor reelle løsninger. Det ser effektivt ut, men skaper mer frustrasjon og merarbeid over tid. KPI-er er nyttige – men når de styrer mer enn de veileder, mister vi helheten. Les om hvordan ticketsystemer kan skade kundeservicen når det brukes feil.
- Produktivitetspress uten pustepauser
Mange selskaper maksimerer tid brukt per oppgave, men mister innovasjon, trivsel – og kunder. Jeg opplevde en arbeidsgiver som var mer opptatt av alt jeg ikke skulle gjøre, enn av hva god kundeservice faktisk innebærer. Det var ikke et sted for de som ønsket å bidra litt ekstra. Og i dagens marked er det nettopp den opplevelsen som gjør hele forskjellen.
Optimalisering handler om helhet – ikke småkutt. Å spare en krone betyr lite hvis det koster deg kunder, tillit eller motivasjon. Det som ser bra ut i Excel, kan gi friksjon og dyrere konsekvenser i praksis. Mange hadde spart mer ved å tenke langsiktig: Å forbedre eller automatisere en prosess kan gi større gevinst over tid – og kanskje unngå behovet for å ansette flere ved vekst. Riktig optimalisering handler ikke om å kutte mest, men om å investere smart.
Likevel ser vi det motsatte – både i næringslivet og i offentlige prosjekter. Når laveste pris vinner anbudet, følger ofte forsinkelser, budsjettsprekker og løsninger som ikke fungerer i praksis. Det som skulle være billig, blir dyrt.
Hvordan optimalisere drift på riktig måte?
Optimalisering bør handle om smartere bruk av ressursene i stedet for kutting av kostnader eller å skvise ut de siste ørene fra kundene. En enkel, men ofte oversett måte å optimalisere på, er å sørge for god dokumentasjon og tydelige prosedyrer for oppgaver som utføres.
Når det gjelder oppgaver som sjelden gjøres, må ansatte ofte finne ut av dem på nytt hver gang – noe som er tidkrevende og ineffektivt. Hvis nøkkelpersonen er borte eller opptatt, kan det føre til unødvendig ventetid for både kunder og kollegaer. Med godt dokumenterte prosedyrer kan du:
- Forenkle onboarding av nye ansatte, slik at de raskere blir produktive.
- Sikre redundans av kompetanse, slik at ikke all kunnskap sitter hos én person.
- Forbedre kundeservice, siden flere kan løse saker raskt uten å være avhengige av spesifikke ansatte.
- Effektivisere arbeidsflyt, fordi ansatte slipper å bruke tid på å finne ut av ting på nytt hver gang.
Strukturerte arbeidsprosesser frigjør tid og ressurser, reduserer flaskehalser og sørger for mer stabil drift. Her er flere gode måter å optimalisere på:
IT og teknologi – utnytt ressursene bedre
- Bruk automatisering til å håndtere repetitive oppgaver. Et godt CRM kan redusere manuelle prosesser i salg og kundeservice.
- Optimaliser skytjenester for fleksibilitet og skalerbarhet i stedet for å overinvestere i hardware.
- Bruk AI for analyse og support, men ikke la det gå på bekostning av den menneskelige interaksjonen der den trengs.
Salg – maksimer verdi for kunden
- Jobb med upselling og cross-selling basert på kundens reelle behov, ikke bare for å presse ut mer penger.
- Implementer proaktive kundeanalyser for å forutse når kunder trenger oppgraderinger eller ekstra tjenester.
- Sørg for at selgerne bruker tid på de riktige kundene, og ikke kaster bort tid på dårlige leads.
Markedsføring – smartere bruk av budsjett
- Bruk data og innsikt til å treffe riktig målgruppe i stedet for å spre annonser bredt.
- Test og juster kampanjer dynamisk i stedet for å bruke hele budsjettet på én strategi. Les om A/B-testing her.
- Invester i content marketing og SEO for langsiktig synlighet fremfor dyre kortsiktige kampanjer.
Kundeservice – forebygg heller enn å slukke branner
- God onboarding av nye kunder kan redusere supportbehovet dramatisk. En ekstra 15-minutters opplæring kan spare timer med frustrasjon senere.
- Bruk self-service løsninger for enkle problemer, men sørg for at kunder lett kan nå et menneske ved behov.
- Optimaliser prosesser i supportavdelingen slik at komplekse saker håndteres raskt og effektivt av de riktige personene.
Leveranse og logistikk – mer effektiv flyt
- Optimaliser lagerstyring slik at du har riktig mengde varer på rett sted til rett tid.
- Bruk dataanalyse for å forutse etterspørsel og unngå unødvendige restordrer eller overproduksjon.
- Reduser unødvendige ledd i verdikjeden, men ikke på en måte som går ut over kundeopplevelsen.
De som jobber med dette vet det allerede, men har du tenkt på hvor stor kostnad lagerbeholdning faktisk er for bedrifter? Ved å analysere historiske data kan du bedre forutsi hvilke varer du selger når, hva du bør ha på lager og hva som kan være bestillingsvare.
For varer du selger sjeldent, kan det lønne seg å ha kun én enhet på lager for rask levering, mens resten er bestillingsvarer. Slik binder du ikke opp unødvendig kapital og areal i lageret, samtidig som du utnytter psykologien bak lav tilgjengelighet – noe som kan gjøre produktet mer attraktivt for kunden.
Eller kanskje du til og med kan tilby en rabattert pris på bestillingsvarer, siden det koster mindre å ikke ha dem på lager?
Tidligere måtte slike analyser gjøres manuelt, noe som var tidkrevende og unøyaktig. Nå kan AI håndtere dette, og kanskje til og med automatisere prosessen ved å integrere analyser direkte i lagerstyrings- og økonomisystemer.
Dette er bare ett eksempel på hvordan optimalisering kan forbedre drift. De samme prinsippene kan overføres til salg, markedsføring, IT og kundeservice – hvor riktig bruk av ressurser, smartere prosesser og en forståelse av kundeatferd skaper bedre resultater uten unødvendige kutt eller kompliserte tiltak.
Konklusjon
Optimalisering handler ikke om å kutte mest mulig eller presse mest mulig ut av ansatte, kunder eller ressurser. Det handler om å skape bedre flyt, høyere verdi og smartere prosesser. De mest suksessrike selskapene er ikke nødvendigvis de som kutter kostnader raskest, men de som vet hvor det lønner seg å effektivisere – og hvor det faktisk lønner seg å investere.
En leder lærte meg tidlig i karrieren at en arbeidsdag aldri burde fylles 100 %. Maks 70 %, sa han. For da har du 20 % til uforutsette ting – og 10 % til å tenke. Det er i det lille pusterommet de virkelig gode ideene ofte dukker opp. Alternativt kan du bruke hele de 30 prosentene til læring og utvikling. Og da snakker vi om optimalisering som faktisk gir vekst.
Når selskaper fokuserer på helheten fremfor å maksimere én enkelt KPI, skapes langsiktig verdi i stedet for kortsiktig gevinst. Gode systemer, smarte prosedyrer og en bevisst strategi kan være forskjellen mellom en virksomhet som skalerer effektivt – og en som gradvis svekkes av egne kutt, suboptimalisering og kompleksitet.
Så neste gang du vurderer en optimalisering: Er denne endringen en reell forbedring – eller bare en måte å spare noen kroner på kort sikt?
Som en vis mann en gang sa: «Follow the vision, and the money will follow.»
