1. Kontinuerlig forretningsmessig forankring

Hvorfor feirer vi jul? Business case for juleprosjektet er å skape glede, styrke samhold og holde svigermor fornøyd. Gjennom hele prosjektet må vi vurdere om innsatsen faktisk gir verdi, eller om vi bruker energi på ting som ingen egentlig bryr seg om.

2. Lære fra erfaring

Julen bygger på tradisjoner – men det betyr ikke at vi ikke kan forbedre oss. Har du brent ribba tidligere? Lært at lillebror alltid kommer for sent? Bruk erfaringene fra tidligere år for å unngå de samme fellene.

3. Definerte roller og ansvar

I PRINCE2 er klare roller essensielt, og det gjelder også i julen. Hvem gjør hva? Som prosjektleder må du delegere og sørge for at alle vet hva som forventes – enten det gjelder å pynte treet eller handle julegaver.

Barn kan ta ansvar for gaveinnpakning, mens partneren kanskje kan stå for ribbesteking (hvis de har bedre kontroll på sprø svor).

4. Styre i faser

Et PRINCE2-prosjekt deles inn i faser for å holde kontroll. I juleprosjektet kan fasene være: planlegging, forberedelser, gjennomføring (julaften), og evaluering. Hver fase gir mulighet til å sjekke status og justere kursen.

Legg inn milepæler, som ferdig handleliste innen 10. desember og pakkede gaver senest 22. desember, for å holde deg på rett spor.

5. Avviksledelse

PRINCE2 tillater avvik innenfor toleranser, men større problemer må eskaleres. I julen betyr det at små ting kan løses selv, men større kriser, som en ribbe som brenner, må håndteres med klare eskaleringsprosedyrer (les: ha en steik tilgjengelig).

Hvis tante Olga plutselig inviterer seg selv, må du vurdere om budsjettet og planen tåler endringen.

6. Fokus på prosjektets produkter

Hva skal leveres? Ribbe, gaver og juleglede er prosjektets produkter, men kvaliteten må defineres. Er «god nok» godt nok?

7. Tilpasset prosjektet

I PRINCE2 handler alt om å levere definerte produkter av riktig kvalitet. I juleprosjektet er produktene julegaver, mat og opplevelser – men kvaliteten må tilpasses behovene. Hva er godt nok, og hva er overflødig?

1. Business case

Definer målet med juleprosjektet: Hva vil du oppnå? Kanskje det er en harmonisk feiring, eller kanskje det viktigste er å unngå familiære krangler.

• Juleeksempel: Hvor mye verdi skaper det å bake syv slag kaker? Er det verdt innsatsen, eller holder det med tre favoritter? Business case handler om å fokusere på det som virkelig betyr noe.

2. Organisasjon

Sett opp en prosjektstruktur. Hvem er ansvarlig for hva? Sørg for at roller er tydelig, og at alle vet hva de skal gjøre.

• Juleeksempel: Fordel oppgavene: La barna pynte juletreet, partneren stå for ribba, og kanskje svigermor kan bake sine berømte julekaker. Klare roller sørger for at kaoset reduseres og at du slipper å gjøre alt selv.

3. Kvalitet

Hva forventer familien? Definer kravene til ribbesvoren, gavenes personlighetsfaktor, og hvor gjennomtenkt julepynten må være.

• Juleeksempel: Er ribbesvoren sprø nok? Er julegavene gjennomtenkte? Kvalitet handler om å levere det som forventes – verken mer eller mindre. Kanskje ikke alle forventer perfeksjon, men god nok kvalitet som skaper julestemning.

4. Planer

Lag en tydelig tidsplan: Når skal gavene være kjøpt inn, når skal maten lages, og når skal du sette av tid til å slappe av?

• Juleeksempel: Når skal julegavene kjøpes? Når skal ribba inn i ovnen? Og når skal du sette av tid til å slappe av? Lag en milepælsplan som sørger for at ingenting blir glemt.

5. Usikkerhet

Identifiser risikoene: Hva gjør du hvis gaven til tante Liv sitter fast i posten, eller strømmen går midt i ribbestekingen? Ha backup-planer klare.

• Juleeksempel: Ha alltid en backup-plan: Kjøp ferdigribbe som nødløsning, eller ha en gave på lur til den uventede gjesten. Risikoer blir mye enklere å håndtere når du er forberedt.

6. Endring

Endringer kan oppstå: Hva gjør du hvis noen inviterer seg selv i siste liten? Sørg for å tilpasse planen uten å miste kontrollen.

• Juleeksempel: Hva gjør du når noen inviterer seg selv til julemiddagen, eller når en planlagt aktivitet må droppes? Sørg for å tilpasse planen uten å miste oversikten.

7. Fremdrift

Overvåk status: Er du i rute med gaveinnkjøp, matlaging og pynting? Gjør nødvendige justeringer underveis.

• Juleeksempel: Er du i rute med gaveinnkjøpene? Har du kontroll på matforberedelsene? Små statusoppdateringer underveis sørger for at ingenting sklir ut.

1. Oppstart av prosjektet: Når julen blir en realitet

Samle prosjektgruppen (familien) og definer prosjektets mål og omfang. Lag en grov plan og vurder tilgjengelige ressurser.

• Juleeksempel: Hva er budsjettet? Hvem skal delta? Og hva er de viktigste tradisjonene som må ivaretas? Enighet om disse punktene gir prosjektet en god start.

2. Eierstyring av prosjektet: Familiekrisehåndtering

De som holder budsjettet (ofte deg eller partneren) må godkjenne store avgjørelser. Skal vi gå for tradisjonell ribbe eller prøve noe nytt?

• Juleeksempel: Skal vi gå for ribbe eller kalkun? Tradisjonelt eller moderne julepynt? Eierstyring sikrer at alle store avgjørelser forankres før gjennomføring.

3. Initiere et prosjekt: Julens PID

Lag prosjektets PID (Prosjektinitieringsdokument): en detaljert plan som dekker hva som skal gjøres, hvem som gjør det, og når det skal gjøres.

• Juleeksempel: Lag en plan som dekker gaveinnkjøp, matforberedelser og pynting. Hvem kjøper hva, og hvilke oppgaver må fullføres før julemiddagen? Dette er juleprosjektets veikart.

4. Kontrollere en fase: Logistikk i førjulstiden

Under hver fase må du følge opp oppgaver som gaveinnkjøp, julebakst og pynting. Er alle i rute? Hvis ikke, må du justere planen.

• Juleeksempel: Har alle kjøpt gavene sine i tide? Er julepynten på plass? Oppfølging og justering underveis sørger for at prosjektet holder seg på sporet.

5. Styre produktleveranser: Fra gavepapir til julemiddag

Sørg for at produktene – gaver, mat og pynt – leveres i tide og i tråd med forventningene.

• Juleeksempel: Er gavene pakket pent inn? Er ribba ferdig stekt til gjestene ankommer? Denne prosessen sørger for at resultatene samsvarer med planene.

6. Lede en faseovergang: Fra forberedelser til feiring

Sørg for en smidig overgang fra hektiske forberedelser til selve julefeiringen. Husk å nyte øyeblikket!

• Juleeksempel: Sørg for at bordet er dekket, at maten er servert, og at stemningen er satt før gjestene ankommer. Overgangen skal være sømløs, slik at alle kan nyte øyeblikket.

7. Avslutte prosjektet: Evaluering og læring

Når ribba er spist og papiret revet av gavene, sett av tid til evaluering. Hva fungerte? Hva kunne vært gjort bedre?

• Juleeksempel: Hva gikk bra? Hva kunne vært enklere? Kanskje var det ikke nødvendig med syv sorter, eller kanskje gaveinnkjøpet kunne vært gjort tidligere. Lærdommen brukes til å gjøre neste års julefeiring enda bedre.